Wie ruft der Arbeitgeber die AU ab?

Das Ende des Papierkrams: Wie Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erhalten

Die Zeiten des mühsamen Sammelns papiergebundener Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gehören endgültig der Vergangenheit an. Seit Anfang 2023 erhalten Arbeitgeber die benötigten Informationen zur Arbeitsunfähigkeit ihrer Mitarbeiter elektronisch – und das dank der eAU, der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Dieses innovative Verfahren revolutioniert die Abwicklung von Krankmeldungen und bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern erhebliche Vorteile.

Aber wie genau funktioniert das Verfahren und wie erhält der Arbeitgeber die wichtigen Daten? Im Gegensatz zum analogen Vorgänger erhält der Arbeitgeber die eAU nicht direkt vom Mitarbeiter, sondern automatisch und verschlüsselt von der Krankenkasse des erkrankten Mitarbeiters. Der Arbeitnehmer muss lediglich seine Krankenkasse über seine Arbeitsunfähigkeit informieren. Die Krankenkasse prüft die Angaben und übermittelt die relevanten Daten, wie den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und die Diagnose (natürlich datenschutzkonform anonymisiert für den Arbeitgeber), an den Arbeitgeber über eine sichere elektronische Schnittstelle.

Für den Arbeitgeber bedeutet dies:

• Kein manuelles Sammeln und Archivieren von Papierdokumenten mehr: Das spart Zeit, Ressourcen und reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich.
• Vermeidung von Fälschungen und Manipulationen: Die elektronische Übermittlung garantiert die Authentizität der Daten.
• Automatische Verarbeitung der Daten: Die eAU-Daten lassen sich leicht in bestehende HR-Systeme integrieren, was die Lohnbuchhaltung und die Krankheitsstatistik vereinfacht.
• Schnellere Bearbeitung von Krankmeldungen: Die Informationen stehen dem Arbeitgeber zeitnah zur Verfügung, was die Abwicklung von Krankheitsfällen beschleunigt.

Was ist aber zu beachten?

Nicht alle Arbeitgeber sind automatisch an das eAU-System angebunden. Eine Anmeldung bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters ist in der Regel notwendig. Hierfür ist meist eine eindeutige Identifikationsnummer, wie z.B. die Arbeitgeber-ID, erforderlich. Es ist ratsam, sich frühzeitig mit dem eigenen Steuerberater oder der zuständigen Stelle in Verbindung zu setzen, um den Anmeldeprozess reibungslos zu gestalten und alle notwendigen Informationen zu erhalten. Auch die interne IT-Infrastruktur des Unternehmens muss gegebenenfalls angepasst werden, um die eAU-Daten empfangen und verarbeiten zu können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die eAU eine deutliche Verbesserung im Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen darstellt. Sie vereinfacht die Prozesse, spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Datensicherheit. Die anfänglichen Hürden bei der Anmeldung sollten jedoch nicht unterschätzt werden, eine frühzeitige Vorbereitung ist daher unerlässlich. Die Vorteile des Systems überwiegen jedoch die anfänglichen Herausforderungen deutlich.