Wie ruft der Arbeitgeber elektronische AU ab?

Absolut! Hier ist ein Artikel, der das Thema umfassend und aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet, um Einzigartigkeit zu gewährleisten:

Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Wie Arbeitgeber jetzt Krankschreibungen abrufen

Die Zeiten, in denen Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber persönlich oder per Post eine gelbe Krankschreibung einreichen mussten, neigen sich dem Ende zu. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist auf dem Vormarsch und revolutioniert die Art und Weise, wie Krankschreibungen verwaltet werden. Für Arbeitgeber bedeutet das eine deutliche Vereinfachung der Prozesse – aber auch neue Verantwortlichkeiten. Dieser Artikel beleuchtet, wie Arbeitgeber die eAU abrufen, welche Voraussetzungen dafür gelten und welche Aspekte des Datenschutzes dabei zu beachten sind.

Was ist die eAU und warum wurde sie eingeführt?

Die eAU ist die digitale Version der traditionellen Krankschreibung. Sie wurde eingeführt, um den administrativen Aufwand für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkassen zu reduzieren. Statt einer Papierbescheinigung übermittelt der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsdaten direkt an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber kann diese Daten dann elektronisch abrufen.

Wie funktioniert der Abruf der eAU durch den Arbeitgeber?

Der Abruf der eAU durch den Arbeitgeber erfolgt in mehreren Schritten:

1. Mitteilungspflicht des Arbeitnehmers: Der Arbeitnehmer ist weiterhin verpflichtet, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dies ist wichtig, damit der Arbeitgeber überhaupt weiß, dass er eine eAU abrufen muss.

2. Authentifizierung: Um die eAU abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder ein entsprechendes Portal, das die notwendigen Schnittstellen zur Krankenkasse bereitstellt. Er muss sich über diese Software bzw. das Portal authentifizieren.

3. Datenübermittlung: Der Arbeitgeber übermittelt über die Software bzw. das Portal eine Anfrage an die Krankenkasse des betroffenen Arbeitnehmers. Diese Anfrage enthält in der Regel die Personalnummer des Arbeitnehmers und den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit.

4. Datenübermittlung durch die Krankenkasse: Die Krankenkasse prüft die Anfrage und übermittelt die relevanten Daten zur Arbeitsunfähigkeit (Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, ggf. Angaben zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt) an den Arbeitgeber.

5. Dokumentation: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Abruf der eAU zu dokumentieren. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und dem Datenschutz.

Voraussetzungen für den Abruf der eAU

Nicht jeder Arbeitgeber kann einfach so auf die eAU zugreifen. Es gibt einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen:

• Teilnahme am Datenaustausch: Der Arbeitgeber muss am elektronischen Datenaustausch mit den Krankenkassen teilnehmen.
• Geeignete Software: Der Arbeitgeber benötigt eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder ein entsprechendes Portal, das die notwendigen Schnittstellen bereitstellt.
• Einverständniserklärung (optional): In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Einverständniserklärung des Arbeitnehmers einzuholen, um den Abruf der eAU zu legitimieren. Dies ist besonders dann relevant, wenn es um sensible Daten geht (z.B. bei psychischen Erkrankungen).

Datenschutzaspekte

Der Datenschutz spielt bei der eAU eine entscheidende Rolle. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die Daten der Arbeitnehmer vertraulich behandeln und nur für den vorgesehenen Zweck verwenden.

• Zweckbindung: Die Daten dürfen ausschließlich zur Erfüllung der arbeitsrechtlichen Pflichten verwendet werden (z.B. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall).
• Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten abgerufen werden, die tatsächlich benötigt werden.
• Datensicherheit: Die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
• Löschfristen: Die Daten müssen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.

Vorteile der eAU für Arbeitgeber

Die eAU bietet Arbeitgebern eine Reihe von Vorteilen:

• Weniger Aufwand: Der administrative Aufwand für die Verwaltung von Krankschreibungen wird deutlich reduziert.
• Zeitersparnis: Der Abruf der eAU erfolgt schnell und unkompliziert.
• Fehlervermeidung: Durch die Automatisierung des Prozesses werden Fehler vermieden.
• Aktualität: Der Arbeitgeber hat stets Zugriff auf die aktuellen Daten zur Arbeitsunfähigkeit.
• Umweltfreundlichkeit: Der Papierverbrauch wird reduziert.

Herausforderungen und Ausblick

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen bei der Einführung und Nutzung der eAU. Dazu gehören:

• Technische Umstellung: Die Umstellung auf die eAU erfordert Investitionen in Software und Schulungen.
• Datenschutzbedenken: Es gibt Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, die ernst genommen werden müssen.
• Akzeptanz: Nicht alle Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind von der eAU überzeugt.

Dennoch ist die eAU ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung des Arbeitslebens. In Zukunft wird sie sich voraussichtlich weiter durchsetzen und zu einer noch effizienteren und transparenteren Verwaltung von Krankschreibungen beitragen.

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Arbeitslebens und bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile. Durch die Automatisierung des Prozesses werden Aufwand und Kosten reduziert, Fehler vermieden und die Aktualität der Daten gewährleistet. Arbeitgeber müssen jedoch die datenschutzrechtlichen Aspekte beachten und sicherstellen, dass sie die eAU korrekt abrufen und verarbeiten. Mit der richtigen Vorbereitung und Umsetzung kann die eAU zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung beitragen.