Mitä tehdä jos kuittia ei löydy kirjanpitoon?

Kuitit hukassa? Näin pelastat kirjanpitosi!

Kuitit ovat kirjanpidon perusta, mutta elämä yrittäjänä on hektistä ja joskus niitä tärkeimpiä paperilappuja päätyy kadoksiin. Paniikkiin ei kuitenkaan ole syytä, sillä kuitin puuttuminen ei välttämättä tarkoita kirjanpidon katastrofia. On olemassa keinoja, joilla voit selvittää tilanteen ja pitää kirjanpitosi kunnossa.

Itse tehty selvitys – ratkaisu pulassa

Kun kuittia ei löydy mistään, voit laatia kirjallisen selvityksen tekemästäsi ostoksesta. Tämä on tärkeä askel, jotta voit ylipäätään kirjata tapahtuman kirjanpitoosi. Selvityksessä tulee olla seuraavat tiedot:

• Mitä ostit? Kirjaa tarkasti ostamasi tuote tai palvelu. Mitä tarkemmin kuvailet, sen parempi.
• Keneltä ostit? Kirjoita myyjän nimi tai yrityksen nimi. Jos mahdollista, merkitse myös y-tunnus.
• Milloin ostit? Merkitse ostopäivämäärä mahdollisimman tarkasti. Jopa likimääräinen päivämäärä on parempi kuin ei mitään.
• Paljonko maksoit? Kirjoita ostoksen hinta. Muista mainita, sisältyykö hintaan arvonlisäveroa.

Vaikka itse tehty selvitys on hyvä apu, on tärkeää muistaa, että sillä ei voi vähentää arvonlisäveroa. Arvonlisäveron vähentämiseen tarvitaan aina alkuperäinen kuitti tai lasku, jossa veron määrä on eritelty.

Lisätodisteet pelastavat päivän

Itse tehty selvitys on hyvä pohja, mutta sen tueksi kannattaa etsiä muita todisteita ostoksesta. Tässä muutamia vinkkejä:

• Pankkitiliote: Tarkista pankkitiliotteesi ja etsi sieltä maksu, joka vastaa puuttuvan kuitin ostoa. Pankkitiliote vahvistaa, että maksu on todella tapahtunut.
• Luottokorttilasku: Jos maksoit ostoksen luottokortilla, luottokorttilasku voi toimia todisteena.
• Sähköpostikirjeenvaihto: Jos olet tilannut tuotteen tai palvelun sähköpostitse, sähköpostikirjeenvaihto voi todistaa tilauksen ja hinnan.
• Takuukortti: Jos ostokseen liittyy takuukortti, se voi toimia todisteena ostosta.
• Myyjän kanssa yhteydenotto: Yritä ottaa yhteyttä myyjään ja pyydä uutta kuittia tai laskukopiota. Moni yritys pystyy toimittamaan kopion alkuperäisestä kuitista.

Muista dokumentoida!

Tärkeintä on dokumentoida kaikki, mitä olet tehnyt kuitin löytämiseksi ja kirjanpidon korjaamiseksi. Säilytä kaikki itse tehdyt selvitykset, pankkitiliotteet, sähköpostikirjeenvaihdot ja muut todisteet huolellisesti. Tämä helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa mahdollisissa verotarkastuksissa.

Milloin kääntyä ammattilaisen puoleen?

Jos olet epävarma, miten toimia kuitin puuttuessa, kannattaa kääntyä kirjanpitäjän tai veroneuvojan puoleen. He voivat auttaa sinua arvioimaan tilanteen ja löytämään parhaan ratkaisun kirjanpitoosi.

Ennaltaehkäisy on paras lääke

Paras tapa välttää kuitien katoaminen on ennaltaehkäisy. Muutama vinkki:

• Ota kuva kuitista: Ota heti ostoksen jälkeen kuva kuitista puhelimellasi. Näin sinulla on aina digitaalinen varmuuskopio.
• Käytä kirjanpito-ohjelmaa: Kirjanpito-ohjelmat mahdollistavat kuitien tallentamisen sähköisesti.
• Säilytä kuitit heti oikeassa paikassa: Kehitä itsellesi järjestelmä kuitien säilyttämiseen.

Kuitin puuttuminen ei ole maailmanloppu, mutta asian hoitaminen huolellisesti ja dokumentoidusti on avainasemassa. Näillä vinkeillä pidät kirjanpitosi kunnossa, vaikka kuitti joskus päätyisikin hukkaan.