Jak napsat výdajový doklad?

Výdajový pokladní doklad: Vystavujte ho správně a bez starostí!

Výdajový pokladní doklad je důležitý nástroj pro evidenci výdajů, zejména pokud se platba provádí z pokladny v hotovosti. Slouží jako záznam o tom, že peníze byly z pokladny vybrány za konkrétním účelem a prokazuje, že se s nimi správně nakládá. Přestože v dnešní době elektronických plateb může vypadat zastarale, v mnoha situacích je nenahraditelný a jeho správné vystavení je klíčové pro bezproblémové účetnictví.

Kdy se výdajový pokladní doklad používá?

Používá se typicky v situacích, kdy se z firemní pokladny platí za:

• Nákup drobného materiálu: Kancelářské potřeby, čisticí prostředky apod.
• Proplacení cestovních náhrad: Zaměstnancům, kteří cestovali služebně.
• Výplatu zálohy na mzdu: Pokud se část mzdy vyplácí v hotovosti.
• Platbu za služby: Opravy, údržba, drobné externí služby.
• Vratku hotovosti zákazníkovi: Například při reklamaci.

Co musí výdajový pokladní doklad obsahovat?

Základem správně vystaveného dokladu je kompletnost informací. Ujistěte se, že na dokladu nechybí následující:

• Označení: Jasné a zřetelné označení “Výdajový pokladní doklad”.
• Číslo dokladu: Unikátní číselné označení, které umožňuje snadnou identifikaci a sledování dokladu v účetnictví.
• Datum vystavení: Datum, kdy byl doklad vyhotoven.
• Údaje o vaší firmě: Název, sídlo, IČO a případně DIČ (pokud jste plátce DPH).
• Údaje o příjemci: Název/jméno a adresa příjemce peněz. Pokud se jedná o zaměstnance, uveďte jeho jméno a příjmení.
• Popis účelu výdaje: Zřetelný popis, za co byly peníze vyplaceny. Buďte konkrétní, vyhněte se vágním formulacím. Např. místo “Nákup materiálu” uveďte “Nákup kancelářských potřeb – papír, pera, tonery”.
• Částka bez DPH (pokud relevantní): Pro plátce DPH uveďte základ daně.
• Sazba DPH a výše DPH (pokud relevantní): Pro plátce DPH uveďte sazbu a částku daně.
• Celková částka: Částka včetně DPH (pokud relevantní).
• Podpis: Podpis osoby, která peníze vyplatila (pokladník) a podpis osoby, která peníze převzala (příjemce). V případě složitějších operací (např. proplacení cestovních náhrad) je vhodné přidat i podpis osoby, která výdaj schválila.

Praktické tipy pro vystavování výdajových dokladů:

• Používejte pre-printed formuláře: Urychlíte proces a zajistíte standardizaci dokladů.
• Vytvořte si šablonu: V elektronické podobě (např. v Excelu) si vytvořte šablonu, kterou snadno vyplníte a vytisknete.
• Uchovávejte kopie dokladů: Pečlivě archivujte originál výdajového dokladu i jeho kopii pro budoucí kontrolu a případné audity.
• Používejte srozumitelné a čitelné písmo: Ujistěte se, že jsou všechny informace snadno čitelné.
• Využívejte moderní technologie: Pokud to vaše účetnictví umožňuje, zvažte digitalizaci pokladních dokladů a jejich archivaci v cloudu.

Závěrem:

Správné vystavení výdajového pokladního dokladu je klíčové pro přesné účetnictví a prokazatelnost firemních výdajů. Dodržujte uvedené postupy a tipy, abyste se vyhnuli komplikacím a zajistili transparentní hospodaření s hotovostí vaší firmy. Pamatujte, že pečlivě vedená evidence je základem úspěšného podnikání.