Jak napsat upomínku na nezaplacenou fakturu?

Jak efektivně zaslat upomínku na nezaplacenou fakturu

Nezaplacená faktura může být nepříjemnou záležitostí pro každého podnikatele. Správná upomínka je klíčová pro rychlé a korektní vyřešení situace. Tento článek vám ukáže, jak napsat efektivní upomínku, která maximálně zvýší šance na uhrazení dluhu.

Co upomínka obsahuje a proč je důležité správné znění?

Dobrá upomínka na nezaplacenou fakturu by měla být stručná, jasná a profesionální. Přitom je důležité uvést všechny klíčové informace, které zákazník potřebuje k pochopení situace. Základní prvky zahrnují:

• Úvodní oslovení: Použijte jméno zákazníka. Oslování “Vážený pane/paní [jméno]” dává upomínce formální a profesionální tón.
• Jasné a stručné zdůvodnění: Přesně uvádějte, o jakou fakturu se jedná. Zahrňte číslo faktury a datum jejího vystavení.
• Přesná částka dluhu: Jasně uveďte celkovou částku dluhu.
• Datum splatnosti: Uveďte původní datum splatnosti faktury.
• Nový termín k úhradě: Určete realistický a jasný termín, do kdy má být faktura uhrazena. Tento termín by měl být dostatečně prodloužený, ale neměl by být příliš dlouhý, aby se minimalizoval vznik dalších problémů. Ideální je termín 7-14 dnů.
• Možnost řešení: Nabídněte kontaktní způsoby, jak zákazník může s úhradou poradit nebo problém vyřešit. Požádejte jej o kontakt v případě jakýchkoliv problémů s platbou.
• Varování o dalším postupu: V případě neuhrazení do určeného termínu stručně a jasně uveďte, jak bude podnikatel dále postupovat (např. zahájení vymáhání pohledávky, případně s odkazem na právní postupy). Toto je klíčové pro efektivitu.

Příklad správné upomínky:

Vážený pane Novák,

Upomínáme Vás na nezaplacenou fakturu č. 2023-101 ze dne 15. října 2023 v celkové výši 5.000 Kč. Původní splatnost byla 30. října 2023. Prosíme o úhradu do 31. října 2023.

V případě neuhrazení do výše uvedeného termínu budeme nuceni zahájit proces vymáhání pohledávky.

Kontaktujte nás prosím na telefonu +420 123 456 789 nebo e-mailem na [email protected], pokud máte s platbou problémy.

Důležité aspekty pro efektivitu:

• Profesionální styl psaní: Vyhněte se emocím a nepříjemnému tónu. Používejte formální jazyk.
• Přesnost dat: Ujistěte se, že všechna data a informace jsou správné a aktuální.
• Dodržování lhůt: Dodržujte vymezené termíny v upomínce a postupy.

Některé firmy využívají specializované softwary pro správu fakturace a upomínky. Tyto nástroje často obsahují automatizované funkce a šablony pro efektivní komunikaci.

Dodržováním těchto tipů budete moci efektivněji zasílat upomínky a zvýšit šanci na uhrazení pohledávek.