Jak odepsat neuhrazenou fakturu?

Jak odepsat neuhrazenou fakturu a nepřijít o nervy (ani o peníze, pokud to jde)

Neuhrazené faktury jsou noční můrou každého podnikatele. Přes veškerou snahu o včasné a kvalitní fakturování se občas stane, že se platba zkrátka nedostaví. A co s takovou fakturou dál? Nechat ji ležet a doufat v zázrak? Určitě ne. Jedním z řešení je odpis pohledávky. Pojďme se na to podívat krok za krokem a rozebrat si, co to obnáší, jaké jsou podmínky pro daňovou uznatelnost a jak to správně zaúčtovat.

Kdy vůbec uvažovat o odpisu faktury?

Odpis pohledávky by měl být až poslední možností. Než k němu přistoupíte, zvažte všechny ostatní kroky, jako jsou:

• Upomínky: Pravidelné a zdvořilé upomínky jsou základ. Začněte s e-mailem a pokračujte telefonicky.
• Osobní kontakt: Někdy je nejlepší se s dlužníkem osobně setkat a probrat důvody prodlení.
• Zaslání předžalobní výzvy: Toto je už oficiálnější krok, který dlužníka upozorní na vážnost situace.
• Vymáhání pohledávky: Využijte služeb inkasní agentury nebo advokáta.

Pokud všechny tyto snahy selhaly a je pravděpodobné, že se platby nedočkáte, pak je na čase uvažovat o odpisu.

Jak na správný odpis faktury?

1. Důkladná evidence: Mějte perfektní přehled o všech pohledávkách, včetně historie komunikace s dlužníkem a veškerých provedených kroků k vymáhání. Toto bude důležité pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu.

2. Interní směrnice: Doporučuje se mít interní směrnici, která upravuje proces odpisu pohledávek. Tato směrnice by měla definovat kritéria, kdy je pohledávka považována za nedobytnou, a postupy schvalování odpisů.

3. Rozhodnutí o odpisu: Odpis pohledávky musí být formálně schválen odpovědnou osobou ve vaší firmě (např. ředitelem). Z tohoto rozhodnutí by mělo být jasné, proč k odpisu dochází a jaké kroky byly k vymáhání pohledávky provedeny.

4. Účetnictví: Samotný odpis se provede na vrub nákladového účtu 546 – Odpis pohledávky. Současně se sníží hodnota pohledávky na příslušném účtu (např. 311 – Odběratelé).

5. Daňová uznatelnost – klíčový bod! Odpis pohledávky je daňově uznatelný pouze v případě, že splňuje podmínky stanovené v § 24 odst. 2 písm. y) zákona o daních z příjmů.

Co říká § 24 odst. 2 písm. y) zákona o daních z příjmů?

Tento paragraf definuje, kdy je odpis pohledávky považován za daňově uznatelný náklad. Mezi nejčastější důvody pro daňovou uznatelnost patří:

• Dlužník je v insolvenčním řízení: Pohledávka byla přihlášena do insolvenčního řízení a pravděpodobnost jejího uspokojení je minimální.
• Majetek dlužníka je nedostačující: Exekuční řízení prokázalo, že majetek dlužníka nepostačuje k uspokojení pohledávky.
• Dlužník zemřel nebo byl prohlášen za mrtvého: Pokud dlužník zemřel a pohledávka je nedobytná.
• Pohledávka je promlčená: Po uplynutí promlčecí doby (obvykle 3 roky) je pohledávka promlčená a nelze ji vymáhat. Důležité je mít ovšem prokazatelné doklady o snaze pohledávku vymáhat i po promlčení.
• Dlužník zanikl: Pokud dlužnická společnost zanikla a pohledávka nebyla uspokojena z likvidačního zůstatku.

Pozor na detaily!

• Prokazatelnost: U všech důvodů pro daňovou uznatelnost je klíčová prokazatelnost. Mějte veškeré dokumenty, které dokazují vaše snahy o vymáhání pohledávky, insolvenční řízení, exekuční řízení, úmrtní list, výpis z obchodního rejstříku apod.
• Opatrnost u spojených osob: U pohledávek za spojenými osobami (např. dceřiné společnosti) je kontrola ze strany finančního úřadu zpravidla důkladnější. Je nutné doložit, že odpis je opodstatněný a provedený v souladu s tržními podmínkami.
• DPH: Pokud jste uplatnili DPH na původní faktuře, je nutné provést opravu základu daně a odvodu DPH v souladu s platnou legislativou.

Závěrem:

Odpis neuhrazené faktury je komplexní proces, který vyžaduje pečlivou evidenci a dodržování legislativy. I když se to může zdát jako ztráta, správně provedený odpis vám umožní snížit daňový základ a uvolnit prostředky pro další investice do vašeho podnikání. Vždy se poraďte s odborníkem – účetním nebo daňovým poradcem – abyste se ujistili, že postupujete správně a minimalizujete riziko problémů s finančním úřadem. A nezapomeňte, prevence je vždy lepší než léčba, proto se snažte minimalizovat riziko vzniku nedobytných pohledávek pečlivým prověřováním svých obchodních partnerů a kvalitním fakturačním procesem.