Jak zaúčtovat fakturu přijatou?

Zaúčtování přijaté faktury: Jednoduchý návod pro začátečníky

Přijatá faktura představuje pro každou firmu důležitý dokument, který je nezbytné řádně zaúčtovat. Tento proces, ačkoliv se může zdát na první pohled složitý, je ve své podstatě poměrně jednoduchý. Tento článek vám krok za krokem ukáže, jak na to, a vyjasní některé časté nejasnosti. Zaměříme se na základní principy a vyhneme se komplikovaným výjimkám, které jsou specifické pro individuální účetní systémy.

Co potřebujete před zaúčtováním:

• Přijatou fakturu: Zkontrolujte její správnost – náležitosti, datum vystavení, správnost údajů o dodavateli a fakturované položky.
• Účetní program: Ať už používáte online software, nebo klasický program, je klíčové, aby byl aktuální a správně nastaven.
• Přehled o nákladových účtech: Pro správné zaúčtování je potřeba znát nákladový účet, který odpovídá fakturované službě či zboží. Tento přehled vám poskytne váš účetní plán.

Kroky k zaúčtování:

1. Identifikace nákladového účtu: Toto je klíčový krok. Podle charakteru dodané služby či zboží vyberte odpovídající nákladový účet. Například:

   • 504 – Náklady na materiál: Pro nakoupený materiál.
   • 518 – Marketingové náklady: Pro marketingové služby.
   • 602 – Služby: Pro obecné služby.
   • 621 – Nájemné: Pro nájemné.
   • 641 – Odpisy: Pro odpisy majetku.

   Důležité: Používejte pouze účty, které jsou definovány ve vašem účetním plánu. Nesprávné zařazení může vést k nepřesnostem v účetnictví.

2. Zaúčtování na straně MD (Má dáti): Na straně MD (Má dáti) v účetním programu uvedete vybraný nákladový účet z předchozího kroku. Zde se zaznamená vznik nákladu. Do kolonky částka se zapíše částka za fakturu bez DPH.

3. Zaúčtování na straně D (Dal): Na straně D (Dal) uvedete účet 321 – Závazky k dodavatelům. Tento účet reprezentuje váš závazek vůči dodavateli. Do kolonky částka se zapíše částka za fakturu bez DPH.

4. DPH: Pokud je na faktuře vyčíslena DPH, je nutné ji zaúčtovat zvlášť. Obvykle se používá účet 343 – DPH – přijatá. Postup je analogický k bodům 2 a 3, ale používá se příslušný účet pro DPH a částka DPH z faktury. Na straně MD se objeví účet pro DPH a na straně D účet 321.

5. Kontrola a uložení: Před uložením zaúčtování pečlivě zkontrolujte všechny údaje. Přesnost je v účetnictví klíčová.

Příklad:

Představme si fakturu na marketingové služby ve výši 10 000 Kč vč. 21% DPH.

• MD 518 – Marketingové náklady: 8 264 Kč (10 000 Kč / 1.21)
• MD 343 – DPH – přijatá: 1 736 Kč (10 000 Kč * 0.21)
• D 321 – Závazky k dodavatelům: 10 000 Kč

Tento jednoduchý návod by vám měl pomoci s pochopením základů zaúčtování přijaté faktury. V případě složitějších situací, nebo pokud si nejste jisti správným postupem, se obraťte na kvalifikovaného účetního. Správně vedené účetnictví je klíčové pro zdravé fungování každé firmy.