Kdy stačí účtenka a kdy musí být faktura?

Účtenka vs. faktura: Kdy která a proč?

Rozlišování mezi účtenkou a fakturou je pro mnoho lidí zdrojem zmatku. Ačkoliv se na první pohled zdá, že obě slouží k doložení nákupu, jejich účel a právní důsledky se značně liší. Od 1. ledna 2023 došlo k významné změně v oblasti evidence nákladů pro podnikatele, a proto je důležité mít jasno v tom, kdy stačí pouhá účtenka a kdy je nutné požadovat fakturu.

Kdy stačí účtenka?

Účtenka slouží jako doklad o provedené platbě a v některých případech je dostačující i pro daňové účely. Platí to zejména pro:

• Nákupy do 10 000 Kč bez DPH: Tato změna, platná od 1. ledna 2023, výrazně zjednodušila evidenci drobných výdajů pro podnikatele. Pokud nákup zboží či služeb nepřesáhne tuto hranici, postačí k jeho prokázání účtenka. Je to skvělá zpráva pro živnostníky, kteří tak ušetří čas a administrativní zátěž. Důležité je však dodržovat poctivé vedení evidence a mít účtenky řádně uschované pro případ kontroly.

• Náhrady cestovních výdajů: Při prokazování cestovních výdajů pro zaměstnavatele nebo při uplatňování daňových odpočtů s nimi spojených je účtenka často dostačujícím dokladem. Samozřejmě závisí na konkrétních směrnicích zaměstnavatele a na charakteru výdajů.

• Evidence drobných výdajů (do 5 000 Kč): I nadále se pro evidenci drobných výdajů, které nepřesáhnou 5 000 Kč, doporučuje používat účtenky. Zvýšení limitu na 10 000 Kč se týká především nákupu zboží a služeb pro podnikání, nikoliv všech výdajů.

Kdy je nutná faktura?

Faktura je komplexnější doklad než účtenka a obsahuje podstatně více informací, včetně identifikačních údajů prodávajícího a kupujícího, čísla faktury, data vystavení, popisu zboží či služeb, ceny bez DPH, DPH a celkové ceny včetně DPH. Faktura je nezbytná v následujících případech:

• Nákupy nad 10 000 Kč bez DPH: Jak již bylo zmíněno, od 1. 1. 2023 je pro nákupy přesahující tuto hranici nutné požadovat fakturu. Tato faktura je důležitá pro uplatnění daňových odpočtů a pro vedení řádného účetnictví.

• Nákupy zboží nebo služeb pro podnikání: Pro všechny nákupy s cílem podnikání je faktura standardní a nepostradatelný doklad. Usnadňuje vedení účetnictví a umožňuje uplatnění odpočtu DPH.

• Uplatnění odpočtu DPH: K uplatnění odpočtu DPH je faktura nezbytná. Účtenka tuto možnost neposkytuje.

• Účely účetnictví: Faktura je důležitým dokladem pro vedení účetnictví a je nezbytná pro správné sestavení účetních výkazů. Usnadňuje kontrolu finančních toků a umožňuje přesnější analýzu hospodářských výsledků.

Shrnutí: Ačkoliv účtenka může stačit pro drobné výdaje, faktura je nezbytná pro větší nákupy, uplatnění DPH a pro řádné vedení účetnictví. Je proto důležité vědět, kdy která varianta dokladu je potřeba, aby se předešlo případným komplikacím s daňovými úřady. V případě pochybností je vždy nejlepší požadovat fakturu.