Jak długo pracodawca przechowuje akta osobowe?

Akta osobowe – jak długo pracodawca je przechowuje?

Pracodawcy, szczególnie ci zatrudniający po 31 grudnia 2018 roku, często zastanawiają się, jak długo muszą przechowywać akta osobowe swoich pracowników. Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od daty zawarcia umowy o pracę.

Zmiana przepisów w 2018 roku

W 2018 roku wprowadzono zmiany w przepisach dotyczących akt osobowych. Dla umów o pracę zawartych po 31 grudnia 2018 roku obowiązuje 10-letni okres przechowywania akt od dnia rozwiązania stosunku pracy. Oznacza to, że po upływie dekady pracodawca może zniszczyć akta osobowe pracownika.

A co z umowami zawartymi przed 2019 rokiem?

W przypadku umów zawartych przed 1 stycznia 2019 roku, stosują się wcześniejsze przepisy. Akta osobowe pracowników zatrudnionych na podstawie umów zawartych przed tą datą należy przechowywać przez 50 lat od dnia rozwiązania stosunku pracy. W tym przypadku należy pamiętać o tzw. “aktach osobowych dożywotnich”. Są to akta osób, które zmarły, zostały uznane za zmarłe lub są nieznanego miejsca pobytu. Tego typu akta należy przechowywać w sposób trwały, bez terminu.

Ważne!

Należy podkreślić, że przechowywanie akt osobowych jest obowiązkiem pracodawcy. Niezastosowanie się do przepisów może skutkować karami finansowymi. Pracodawcy powinni również pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu akt przed dostępem osób niepowołanych.

Podsumowując:

• Umowy o pracę zawarte po 31 grudnia 2018 roku: 10 lat od rozwiązania stosunku pracy.
• Umowy o pracę zawarte przed 1 stycznia 2019 roku: 50 lat od rozwiązania stosunku pracy.
• Akta osobowe dożywotnie: przechowywane bezterminowo.

Pamiętajmy o obowiązku prawnym i odpowiednim zabezpieczeniu akt osobowych.