ビジネス英語で「残念ですが」とメールするには？

ビジネス英語で「残念ですが」とメールするには？

ビジネスシーンで「残念な結果」や「不都合な知らせ」を伝える際、丁寧かつプロフェッショナルな表現を用いることは非常に重要です。単に「残念ですが」と言うだけでは、失礼に感じられる場合もあります。そこで、フォーマルなメールで「残念ですが」と伝える適切な表現方法を、例文を交えながら解説します。

基本的な表現

最も一般的な表現は、”I regret to inform you that…” や “We regret to inform you that…” を用いる方法です。 これらの表現は、フォーマルな場面で「残念な知らせ」を伝える際、適切な敬意を示す上で有効です。

「残念ですが、〇〇ができません」というような場合、以下のように表現できます。

• 例1 (個人宛):
  I regret to inform you that we are unable to fulfill your request for [具体的な内容]. This is due to [理由]. We apologize for any inconvenience this may cause.

• 例2 (複数宛):
  We regret to inform you that the [プロジェクト名] deadline has been revised to [新しい日付]. This change is necessitated by [理由]. We appreciate your understanding and cooperation.

これらの例文では、「具体的な内容」や「理由」の部分を、状況に合わせて適宜修正する必要があります。 抽象的な表現ではなく、具体的な事実を述べることで、相手に分かりやすく伝えることができます。

詳細な情報を伝える場合

状況によっては、単なる「残念な知らせ」だけでなく、詳細な情報を伝える必要がある場合があります。 この場合、以下のように、事実をまず簡潔に伝え、その後説明を加えることで、相手に配慮した印象を与えます。

• 例3:
  I regret to inform you that the recent market downturn has impacted [具体的な影響]. We are taking proactive steps to mitigate the impact, including [対策1] and [対策2]. We will keep you updated on the situation.

この例では、市場の悪化による影響を具体的に伝え、企業が対応策を講じていることを説明しています。 具体的な対策を挙げていることで、企業の誠意が伝わり、相手に安心感を与えることができます。

感情的な表現を避ける

「残念ですが」という表現は、どうしても感情的なニュアンスを含みやすいものです。しかし、ビジネスシーンでは、感情的な言葉は避け、客観的でプロフェッショナルな態度を維持することが重要です。

• NG 例:
  Unfortunately, we cannot accept your proposal. It’s so disappointing.

• OK 例:
  Unfortunately, we cannot accept your proposal. Our internal review revealed some discrepancies that prevent us from proceeding.

NG例では、「残念」という感情的な言葉が含まれており、プロフェッショナルな印象を与えません。 OK例では、事実を簡潔に伝え、具体的な理由を示すことで、感情的なニュアンスを避け、丁寧な印象を与えています。

丁寧な結び言葉

メールの結び言葉も重要です。以下のような丁寧な言葉を加えることで、よりプロフェッショナルな印象を与えられます。

• We appreciate your understanding.
• Please do not hesitate to contact us if you have any questions.
• We value your continued business.
• We hope to have a chance to work with you again in the future.

まとめ

ビジネスシーンで「残念ですが」と伝える際には、丁寧でプロフェッショナルな表現が不可欠です。事実を簡潔に伝え、感情的な言葉は避け、具体的な理由や対応策を示すことで、相手に配慮した印象を与えましょう。 そして、丁寧な結び言葉でメールを終えることで、より良好な関係を築くことができます。

これらのポイントを踏まえることで、より効果的なコミュニケーションを図り、ビジネス関係を円滑に進めることができるでしょう。