メールで「報告します」と英語で書くには？

メールで「報告します」と英語で書く：状況別フレーズ集

ビジネスシーンで、メールで「報告します」と英語で伝えるには、いくつかの異なる表現があり、状況によって適切なものを選ぶことが重要です。単純な直訳ではなく、相手に失礼なく、かつ意図を明確に伝える表現を心がけましょう。

以下に、状況別に使い分けられるフレーズと例文をまとめました。

1. フォーマルな状況：

• “Please find attached the report on [件名]. “ (報告書を添付しました)
  • このフレーズは、報告書などの資料を添付している場合に最適です。件名を具体的に記述することで、相手が内容を把握しやすくなります。
  • 例： “Please find attached the report on the Q3 Sales Performance.”
• “The following report outlines [概要]. “ (下記の報告書は～の概要を説明しています)
  • 報告書の概要を伝える場合に適しています。報告書の目的や内容を簡潔に示しましょう。
  • 例： “The following report outlines the progress of the marketing campaign.”
• “I am writing to provide you with an update on [件名]. “ (～について進捗状況をご報告いたします)
  • 進捗報告など、状況をアップデートする際に使用します。
  • 例： “I am writing to provide you with an update on the project timeline.”
• “This email serves as a report on [件名]. “ (本メールは～の報告としてお送りします)
  • メール自体が報告書となる場合に適しています。
  • 例： “This email serves as a report on the meeting held on October 26th.”

2. セミフォーマルな状況：

• “Here’s the report on [件名]. “ (～の報告書です)
  • ややカジュアルですが、丁寧な言い方です。親しい同僚や上司に使うことができます。
  • 例： “Here’s the report on the website traffic.”
• “I’ve prepared a report on [件名] for your review. “ (～の報告書を作成しましたので、ご確認ください)
  • 相手に確認を求めるニュアンスが含まれます。
  • 例： “I’ve prepared a report on the competitor analysis for your review.”
• “I’d like to report on [件名]. “ (～について報告いたします)
  • これから報告することを伝える際に使います。
  • 例： “I’d like to report on the recent customer feedback.”

3. インフォーマルな状況：

• “Just a quick update on [件名]. “ (～について簡単に報告します)
  • 短い報告や近況報告に適しています。
  • 例： “Just a quick update on the project – everything’s on track.”
• “Reporting in on [件名]!” (～について報告します！)
  • 非常にカジュアルな表現です。親しい同僚とのやり取りに限定しましょう。
  • 例： “Reporting in on the client meeting!”

その他：

• “Report follows.” や “I will report as follows.” は、簡潔でフォーマルな表現ですが、メールの冒頭で使用すると、やや唐突に感じられる場合があります。これらのフレーズは、会議の議事録などで、箇条書き形式で報告事項を列挙する際に適しています。メールで使用する場合は、状況によっては上記のようなより丁寧な表現を使うことをお勧めします。

注意点：

• “I will report it.” や “I am reporting.” は、文法的には正しいですが、ビジネスメールではやや直接的で、ぶっきらぼうな印象を与えてしまう可能性があります。より丁寧な表現を使用するように心がけましょう。
• 報告内容がネガティブな場合や、重要な情報を含む場合は、特に慎重な表現を選ぶ必要があります。

上記を参考に、状況に合わせて適切な表現を選び、相手に失礼なく、意図を明確に伝えるメールを作成してください。