ビジネスメールで「待って欲しい」と伝えるには？

ビジネスシーンにおいて、「待って欲しい」と伝えることは、非常にデリケートな場合があります。相手を不快にさせずに、かつ、自分の意図を明確に伝えるためには、状況に応じた適切な表現を選択することが重要です。単に「待って」と伝えるのではなく、丁寧な言葉遣いと具体的な説明を添えることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。本稿では、ビジネスメールで「待って欲しい」と伝えるための効果的な表現方法について、様々なケースを想定しながら詳しく解説します。

1. 状況に応じた表現の選択

「待って欲しい」という要望の裏には、様々な状況が潜んでいます。例えば、追加情報が必要な場合、検討期間が必要な場合、承認待ちの場合など、状況によって適切な表現は異なります。

• 追加情報が必要な場合: 「この件につきまして、詳細な情報が必要となっております。〇〇の情報をご提供いただければ幸いです。ご提供いただけましたら、迅速に対応させていただきます。」と、具体的な情報と、迅速な対応を約束することで、待ってもらうことの正当性を示すことが重要です。 曖昧な表現は避け、「〇〇の情報」のように具体的になるほど、相手も待たされる理由を理解しやすくなります。

• 検討期間が必要な場合: 「ご提案いただいた件につきまして、慎重に検討させて頂いております。最適なご回答をさせて頂くため、もう少しお時間を頂戴できますでしょうか。〇〇日までに回答させていただきます。」と、具体的な回答期限を示すことで、相手は安心感を得ることができます。 検討期間の長さに応じて、その理由を簡潔に説明することも重要です。例えば、関係各部署との調整が必要な場合などは、その旨を伝えることで、待ってもらえる理由を明確にできます。

• 承認待ちの場合: 「現在、この件につきまして上長への承認を待っている状況です。承認が下り次第、速やかにご連絡させていただきます。お時間を頂戴し申し訳ございませんが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。」と、待たされている理由を明確に伝え、進捗状況を伝えることで、相手の不安を軽減します。 承認を得るまでの見込みを伝えることができれば、なお良いでしょう。

• システム障害や緊急事態の場合: 「現在、システム障害により対応が遅れております。復旧作業に全力を注いでおりますので、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。復旧の見込みが立ち次第、改めてご連絡いたします。」のように、状況説明を丁寧に行い、誠意ある対応を示すことが重要です。

2. 丁寧な言葉遣い

「お待ちください」や「待って下さい」といった言葉は、ビジネスシーンではやや硬すぎる、もしくはカジュアルすぎる場合があります。 代わりに、「今しばらくお待ちいただけますでしょうか」「少々お待ちください」「ご容赦ください」など、より丁寧な表現を使用しましょう。 敬語を用いることはもちろんのこと、「申し訳ございませんが」などの謝罪の言葉を加えることで、相手への配慮を示すことができます。

3. 具体的な対応と連絡

「待って欲しい」と伝えるだけでなく、具体的な対応と連絡を約束することで、相手は安心感を抱くことができます。 いつまでに回答するか、どのような連絡をするかなどを明確に伝えることで、不信感を招く可能性を減らすことができます。

4. 感謝の言葉

待ち時間を要請する際には、必ず感謝の言葉を添えましょう。「ご協力に感謝いたします」「ご尽力に感謝申し上げます」など、相手への感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を維持することができます。

上記を踏まえ、状況に合わせて適切な表現を用いることで、ビジネスにおける「待って欲しい」という要望を、相手に失礼なく、かつ効果的に伝えることができます。 常に相手への配慮を忘れずに、丁寧な言葉遣いと具体的な説明を心がけましょう。