社内で書類を手渡しする場合の封筒の書き方は？

社内での書類手渡し：意外と知らない封筒の書き方、スマートなビジネスパーソンへの道

社内で書類を手渡しする場合、封筒の書き方一つで相手への印象が大きく変わることがあります。単に用件を伝えるだけでなく、相手への配慮や丁寧さを示すチャンスでもあるのです。インターネット上には請求書の封筒の書き方など、特定の書類に特化した情報は多く存在しますが、ここでは様々な書類に対応できる、より汎用的な書き方とマナーについて解説します。

なぜ、社内での書類手渡しに封筒が必要なのか？

まず、なぜ社内で書類を手渡しする場合に封筒が必要なのでしょうか？

• 機密性の保護: 中身が見えないようにすることで、書類の内容を関係者以外に知られるリスクを減らします。
• 書類の保護: 運搬中に書類が折れたり、汚れたりするのを防ぎます。
• 相手への配慮: むき出しで書類を渡すよりも、封筒に入れることで丁寧な印象を与えます。
• 整理整頓: 複数の書類をまとめて渡す場合に、封筒に入れることで紛失を防ぎやすくなります。

封筒の選び方と種類

封筒には様々な種類があります。書類の内容や用途に合わせて適切なものを選びましょう。

• サイズ: A4サイズの書類であれば角形2号、A5サイズの書類であれば長形4号など、書類のサイズに合わせて選びます。
• 色: 基本的には白封筒を使用するのが一般的ですが、親睦会のお知らせなど、カジュアルな内容の場合は色付きの封筒を使用しても良いでしょう。
• 窓付き封筒: 社内便などで頻繁に同じ種類の書類をやり取りする場合は、宛名が書かれた箇所が窓から見える窓付き封筒を使用すると便利です。

封筒への書き方：基本ルール

社内での書類手渡しにおける封筒の書き方には、絶対的なルールはありませんが、以下の点を意識するとより丁寧な印象になります。

1. 宛名: 部署名と個人名を記載します。部署名は略称ではなく、正式名称で記載しましょう。役職名は個人名の上に記載します。
   例：

    営業部　部長
    山田　太郎　様

2. 差出人: 自分の部署名と個人名を記載します。宛名よりも小さめの字で、左下に記載するのが一般的です。
   例：

    総務部　佐藤花子

3. 日付: 書類を渡す日付を記載します。右上に記載するのが一般的です。
   例：

    令和6年5月16日

4. 内容: 封筒の中身がわかるように、中央に内容を記載します。「重要書類在中」「親展」「請求書在中」など、書類の種類に応じて適切な言葉を選びましょう。
   例：

    重要書類在中

状況別：封筒への書き方

• お詫び状: 「お詫び」と明記することで、受け取った相手はすぐに内容を把握し、誠意を感じやすくなります。
• 企画書: 「企画書在中」と記載するだけでなく、企画のタイトルを添えることで、相手の興味を引くことができます。
• 慶弔関連: お祝いの場合は「御祝」、お悔やみの場合は「御香典」など、用途に応じた表書きを記載します。

手渡しのマナー

封筒に丁寧に書き込んだら、最後は手渡しのマナーです。

• 相手の目を見て、両手で渡す: 笑顔で挨拶を添えると、より好印象です。
• 内容を簡単に説明する: 封筒に記載した内容を補足する程度で構いません。
• 「よろしくお願いいたします」などの言葉を添える: 相手への配慮を示すことができます。

まとめ

社内での書類手渡しは、単なる事務作業ではありません。封筒の書き方や手渡しのマナーを通じて、相手への配慮や丁寧さを示すことで、良好な人間関係を築くことができます。ぜひ、この記事を参考に、スマートなビジネスパーソンを目指してください。