電話がかかってきた時のマナーは？

電話がかかってきた時のマナー。それは、ビジネスシーンにおいては第一印象を決定づける重要な要素であり、私生活においても円滑なコミュニケーションを築くための基礎となります。 単なる情報伝達手段である電話を、相手に好印象を与え、目的を達成するためのツールに変えるには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

まず、電話に出る際の心構えとして最も重要なのは、「落ち着き」です。慌てて電話に出ると、声にそれが現れ、相手にも落ち着きのない印象を与えてしまいます。深呼吸をしてから受話器を取ること、また、電話に出る前に、周囲の音や自分の身だしなみを軽くチェックすることも効果的です。雑音の多い場所や、私語が聞こえる場所での応対は避けましょう。

次に、電話応対の基本である「挨拶」です。「もしもし」は、親しい間柄を除き、ビジネスシーンやフォーマルな場面では避けるべきです。代わって、「○○株式会社（または部署名）、○○でございます」と、社名あるいは部署名を明確に名乗り、自分の氏名も添えることで、相手に安心感を与え、スムーズな会話の開始へと繋がります。 電話を受ける側の名前を先に言うことで、相手は誰と話しているのかをすぐに理解し、目的を伝えやすくなります。

相手が誰なのか、用件は何なのかを丁寧に聞き取ることも重要です。ただ一方的に話されるのを聞くのではなく、適宜相槌を打ったり、「かしこまりました」「承知いたしました」といった言葉で理解を示すことで、相手は気持ちよく話を進めることができます。 特にビジネスシーンにおいては、メモを取りながら話を聞くことで、重要な情報を聞き逃すリスクを減らし、正確な情報伝達に繋がります。

担当者へ電話を転送する際にも、マナーは大切です。「少々お待ちください」と一言伝え、保留ボタンを押す前に、相手への配慮を示しましょう。 長時間保留にせざるを得ない場合は、その旨を伝え、再度折り返す旨を伝えるなど、相手への気遣いを示すことが大切です。 また、社内での電話の取り次ぎについても、個人的な情報を漏らさずに、簡潔に伝えるように心がけましょう。

会話の終盤も、重要なポイントです。相手が電話を切るまで、一方的に電話を切らないように注意しましょう。相手が電話を切ったのを確認してから、電話を切るのが基本的なマナーです。 また、会話中に誤解が生じた場合や、聞き取れなかった部分があれば、積極的に確認し、再度説明を仰ぐことも重要です。

最後に、電話応対における言葉遣いは、常に丁寧さを心がけましょう。 威圧的な言葉遣いや、早口言葉は避け、落ち着いて、ゆっくりと、明確に話すことが大切です。 言葉遣いだけでなく、声のトーンにも気を配り、明るく、笑顔で話すことで、相手への好印象を高めることができます。

電話応対は、一見簡単なように見えて、実は相手に好印象を与えるための多くの要素が詰まっている高度なコミュニケーションスキルです。 これらの点を意識することで、より円滑で、効果的なコミュニケーションを実現できるでしょう。 日々の電話応対を通して、これらのマナーを意識的に実践し、より洗練されたコミュニケーションを目指しましょう。