電話を受け取るときの敬語は？

はい、承知いたしました。以下に、電話応対における敬語表現について、インターネット上で見られる情報を単にまとめるのではなく、より実践的で、かつオリジナルの視点を取り入れた記事を作成します。

電話応対で好印象を与える！状況別・敬語の使い分けと注意点

電話は、企業の顔とも言える重要なコミュニケーション手段です。特に、ビジネスシーンにおいては、相手に失礼のないよう、適切な敬語を使うことが不可欠です。しかし、状況によっては、教科書通りの敬語表現が必ずしも最適とは限りません。ここでは、電話応対における敬語表現について、様々な状況を想定し、より自然で、かつ好印象を与えるためのポイントを解説します。

１．電話を受ける際の基本の敬語

まずは、電話を受けた際の基本的なフレーズを確認しましょう。

• 「はい、株式会社〇〇、〇〇（自分の名前）でございます」：会社名と自分の名前を名乗り、明るく、はっきりとした声で対応することが重要です。
• 「いつもお世話になっております」：取引先からの電話であれば、感謝の気持ちを伝える一言を添えましょう。
• 「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか？」：相手の名前が聞き取れない場合や、初めての相手の場合に、失礼のないように尋ねるフレーズです。「失礼ですが」よりも、より丁寧な印象を与えます。

２．担当者が不在の場合の対応

ご指摘の通り、担当者が不在の場合の対応は特に注意が必要です。単に「いません」と伝えるのではなく、以下のように状況に合わせて使い分けましょう。

• 打ち合わせ中の場合：「申し訳ございません。〇〇（担当者名）はただいま打ち合わせ中でございます。〇時頃に終了する予定でございますが、何かご伝言はございますでしょうか？」：具体的な終了時間を伝えることで、相手に安心感を与え、再度電話するタイミングを判断しやすくします。
• 外出中の場合：「申し訳ございません。〇〇（担当者名）はただいま外出しております。〇時頃には戻る予定でございますが、何かご伝言はございますでしょうか？」：同様に、戻り時間を伝えることで、相手の利便性を考慮していることを示します。
• 休暇中の場合：「申し訳ございません。〇〇（担当者名）は本日、休暇をいただいております。明日、出社いたしますので、明日改めてご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」：休暇であることを明確に伝え、いつ連絡がつくかを具体的に伝えることが重要です。

３．伝言を承る際の注意点

伝言を承る際は、以下の点に注意し、正確にメモを取りましょう。

• 相手の名前、会社名、電話番号、用件：聞き間違いを防ぐため、復唱確認を必ず行いましょう。
• 「〇〇様から、〇〇の件でご連絡があった旨、お伝えいたします」：相手に安心感を与えるため、誰から、どのような用件で電話があったのかを簡潔に伝えましょう。
• 「〇〇（担当者名）に、〇〇様からご連絡があった旨、お伝えいたします」：敬語の「お～いたします」を用いることで、より丁寧な印象を与えます。

４．状況に応じたプラスαの敬語表現

• 相手が急いでいる様子の場合：「〇〇（担当者名）に、至急ご連絡するよう申し伝えます」：相手の状況を理解し、迅速な対応を心がける姿勢を示すことが大切です。
• 相手が重要な顧客の場合：「〇〇（担当者名）に、〇〇様から大変重要なご用件である旨、申し伝えます」：相手の重要性を強調することで、特別感を演出し、関係性を強化することができます。

５．言葉遣いだけでなく、声のトーンやスピードも重要

敬語を正しく使うことはもちろん重要ですが、声のトーンやスピードも印象を大きく左右します。明るく、聞き取りやすい声で、落ち着いたスピードで話すことを心がけましょう。また、相槌や肯定的な言葉（「はい」「かしこまりました」など）を適度に挟むことで、相手に安心感を与えることができます。

電話応対は、企業のイメージを左右する重要な要素です。状況に応じた適切な敬語表現を使いこなし、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。