不在となりますは敬語ですか？

不在となりますは敬語？：ビジネスシーンでの適切な表現を探る

「不在となります」は、一見すると丁寧な表現に聞こえます。しかし、どこか硬く、機械的な印象を与えてしまうことも。ビジネスシーンでは、相手との関係や状況に応じて、より自然で適切な表現を選ぶことが重要です。本稿では、「不在となります」の敬語表現としての適切性、そしてより自然で丁寧な代替表現について、具体的な状況を交えて解説します。

まず、「不在となります」が敬語か否かという点についてですが、厳密には敬語ではありません。「～となります」は、変化や結果を表す「なる」の謙譲語である「なります」に丁寧語の「ます」が付いた形です。つまり、自身の不在という状態を丁寧に述べているものの、相手への直接的な敬意は含まれていません。そのため、目上の方や顧客に対して用いるには、やや不適切と言えるでしょう。

では、どのような表現が適切なのでしょうか？ 状況に応じて、以下のような代替表現が考えられます。

1. 社内での電話応対（自分自身の不在を伝える場合）

• 「本日はお休みをいただいております」: 最も一般的で丁寧な表現です。誰に対しても失礼なく使えます。
• 「休みを取っております」: 少しカジュアルな印象ですが、親しい同僚などには問題なく使用できます。
• 「不在にしております」: ややフォーマルな印象です。社外からの電話にも対応できます。

2. 社内での電話応対（同僚の不在を伝える場合）

• 「〇〇は本日はお休みをいただいております」: 相手が誰であっても使える万能な表現です。
• 「〇〇は外出しております」: 具体的な不在理由がわかっている場合に適しています。戻ってくる時間などが分かれば、併せて伝えることで相手の手間を省けます。「14時頃には戻る予定です」のように付け加えると良いでしょう。
• 「〇〇は席を外しております」: 短時間の不在を伝える場合に適しています。「すぐに戻りますので、少々お待ちいただけますか？」と繋げるとスムーズです。

3. 社外からの電話応対（自分自身または同僚の不在を伝える場合）

• 「申し訳ございません、〇〇はただ今不在にしております。ご用件を承りますので、お名前とご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか？」: ビジネスシーンで最も適切な表現です。丁寧な謝罪と、用件を聞く意思表示によって、相手への配慮を示すことができます。
• 「申し訳ございません、〇〇はただ今席を外しております。折り返しご連絡差し上げますので、少々お待ちいただけますでしょうか？」: 短時間の不在の場合に適しています。相手を待たせる時間を最小限にするよう心掛けましょう。

4. メールでの不在通知

• 「ただ今不在にしております。お問い合わせにつきましては、後ほど改めてご連絡させていただきます。」: シンプルで分かりやすい表現です。
• 「〇〇はただ今不在にしております。ご返答は〇月〇日以降となります。お急ぎの場合は、〇〇（代理担当者名）までご連絡ください。」: 不在期間と代理担当者の情報を明示することで、相手への配慮を示すことができます。

このように、「不在となります」よりも自然で丁寧な表現は複数存在します。ビジネスシーンでは、相手との関係や状況、伝える内容に応じて適切な表現を使い分けることが重要です。機械的な表現ではなく、相手への思いやりを込めた言葉を選ぶことで、良好なコミュニケーションを築き、信頼関係を深めることができるでしょう。 少しの工夫で、相手に与える印象は大きく変わります。ぜひ、本稿で紹介した表現を参考に、より効果的なコミュニケーションを目指してみてください。