源泉徴収票はPDFで発行してもいいですか？

源泉徴収票をPDFで発行しても良いのか？確定申告への添付は不要になったけど…

近年、電子化の流れが加速する中、源泉徴収票の扱い方も変化しています。確定申告に必要な書類として、かつては必ず紙媒体の原本が必要とされていましたが、状況は大きく変わってきています。平成31年4月1日以降の確定申告では、源泉徴収票の原本の提出は不要になったのです。これにより、PDFでの発行が可能になり、多くの利便性が生み出されています。しかし、その一方で、いくつかの注意点も存在します。この記事では、源泉徴収票をPDFで発行することのメリットとデメリット、そして、その扱い方について詳しく解説します。

PDF発行のメリットと利便性

源泉徴収票をPDFで受け取れることで、紙媒体の保管や郵送の手間が省けます。紛失のリスクも低減され、環境保護にも貢献できます。また、必要な情報がPDFに含まれていれば、パソコンやスマートフォンで手軽に確認・活用できます。電子データ化することで、複数人に共有したり、クラウドストレージに保存したりといったことも容易になります。特に、複数の会社から源泉徴収票を受け取る場合、紙媒体だと整理が大変ですが、PDFならファイル管理ソフトなどを活用して効率的に管理できます。

PDF発行の注意点

PDF発行が全てメリットというわけではありません。PDF形式での発行が認められていても、企業によっては従来通り紙媒体での発行を続ける場合があります。その場合、紙媒体での発行に則って手続きを行う必要があります。

さらに、PDFファイルは、不正コピーや改ざんといったリスクも存在します。そこで、重要なのは、発行元が信頼できる機関であること、また、発行されたPDFが偽造されていないかを確認することです。発行元から発行日、ファイルサイズ、その他の情報を確認する方法を覚えておくことが大切です。電子証明書を用いたデジタル署名や、ハッシュ値を用いたファイル整合性の確認といった、ファイルの真正性を保証する仕組みも導入されるケースが出てきています。

確定申告への添付と注意点

平成31年4月1日以降、確定申告に際しては、源泉徴収票の原本は不要になりました。コピーや、PDFなどの電子データでも構いません。重要なのは、所得金額や控除額などの申告に必要な情報が、正確に記載されているということです。

しかし、PDF形式で提出する際、ファイルの保存方法にも注意が必要です。ファイルが破損したり、重要な情報が欠落したりするリスクを避けるため、適切なファイル保存方法を理解しておきましょう。特に、重要なデータは複数のコピーを作成したり、クラウドストレージ等にバックアップを取ったりするなどの対策が求められます。

会社が紙媒体で発行する場合

会社が紙媒体で源泉徴収票を発行する場合には、その形式に沿う必要があります。例えば、指定された用紙に記入する、特定の提出方法に従う必要があるといった場合が考えられます。会社から指示された方法に従うことは非常に重要です。

まとめ

源泉徴収票のPDF化は、利便性向上と環境保護に貢献する重要な動きです。しかし、PDF化に伴う注意点も理解し、適切な運用をすることが求められます。PDF形式で受け取る場合も、紙媒体で受け取る場合も、正確な情報を確認し、必要に応じて保存・管理することで、確定申告をスムーズに進めることが重要です。 不正なファイルや情報に惑わされず、発行元を信頼し、必要な情報を正確に確認することが、確定申告成功への鍵となります。