การดำเนินการสัมภาษณ์แบ่งได้เป็นกี่ข้อ

การดำเนินการสัมภาษณ์: มากกว่าแค่การถามและตอบ

การสัมภาษณ์ ไม่ใช่เพียงแค่การถามคำถามแล้วรอคำตอบ มันคือกระบวนการสื่อสารที่ซับซ้อน ซึ่งประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบ แม้จะแบ่งรูปแบบหลักๆ ได้เพียงสองประเภท คือ ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ แต่การดำเนินการสัมภาษณ์ที่ดีนั้นประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ หลายอย่างที่ต้องให้ความสำคัญ ซึ่งหากแยกย่อยออกมาอาจมากกว่าแค่สองข้อตามที่ระบุ เราสามารถแบ่งการดำเนินการสัมภาษณ์ได้เป็นหลายขั้นตอน ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของวัตถุประสงค์ แต่โดยทั่วไปแล้ว สามารถจำแนกได้ดังนี้:

1. การวางแผนและเตรียมการ (Planning and Preparation): ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสัมภาษณ์แบบเป็นทางการ เราต้องกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน กลุ่มเป้าหมาย ประเภทคำถาม (คำถามเปิด คำถามปิด คำถามเชิงสำรวจ ฯลฯ) และรูปแบบการบันทึกข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจดบันทึกด้วยลายมือ การบันทึกเสียง หรือการบันทึกวีดีโอ การเตรียมการล่วงหน้าจะช่วยให้การสัมภาษณ์ราบรื่นและได้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

2. การสร้างความสัมพันธ์และสร้างบรรยากาศ (Building Rapport and Setting the Atmosphere): ก่อนเริ่มต้นการถามคำถาม ควรใช้เวลาสักเล็กน้อยในการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ถูกสัมภาษณ์ ทำให้รู้สึกผ่อนคลายและสบายใจ สร้างความไว้วางใจ เพื่อให้ได้คำตอบที่ตรงไปตรงมาและเป็นธรรมชาติ การสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง ขึ้นอยู่กับประเภทของสัมภาษณ์ แต่ความเคารพและการปฏิบัติต่อผู้ถูกสัมภาษณ์อย่างสุภาพเป็นสิ่งจำเป็นเสมอ

3. การถามคำถามและการรับฟังอย่างตั้งใจ (Asking Questions and Active Listening): การถามคำถามเป็นหัวใจสำคัญของการสัมภาษณ์ ควรถามคำถามอย่างชัดเจน กระชับ และเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงคำถามที่คลุมเครือหรือชี้นำ ขณะเดียวกัน การรับฟังอย่างตั้งใจก็สำคัญไม่แพ้กัน ควรให้ความสนใจกับคำตอบของผู้ถูกสัมภาษณ์ สังเกตภาษากาย และใช้เทคนิคการรับฟังเชิงบวก เช่น การพยักหน้า การแสดงสีหน้า และการถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อให้ได้รายละเอียดที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

4. การจัดการสถานการณ์และการแก้ปัญหา (Managing the Situation and Problem Solving): ระหว่างการสัมภาษณ์อาจเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น ผู้ถูกสัมภาษณ์ตอบคำถามไม่ตรงประเด็น หรือแสดงความไม่เต็มใจที่จะให้ข้อมูล ผู้สัมภาษณ์ต้องมีความสามารถในการจัดการสถานการณ์เหล่านี้ ใช้ทักษะการสื่อสารเพื่อแก้ปัญหา และนำการสัมภาษณ์กลับสู่เส้นทางที่ถูกต้อง

5. การสรุปและปิดการสัมภาษณ์ (Summarizing and Closing the Interview): ก่อนสิ้นสุดการสัมภาษณ์ ควรสรุปสาระสำคัญของการสนทนา เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน และขอบคุณผู้ถูกสัมภาษณ์สำหรับเวลาและข้อมูลที่ให้มา การปิดการสัมภาษณ์อย่างสุภาพ เป็นการสร้างความประทับใจที่ดีและอาจนำไปสู่การสัมภาษณ์ครั้งต่อไปได้

ดังนั้น การดำเนินการสัมภาษณ์ จึงไม่ใช่เพียงแค่สองขั้นตอน แต่ประกอบด้วยขั้นตอนย่อยๆ ที่ต้องให้ความสำคัญ ความสำเร็จของการสัมภาษณ์ขึ้นอยู่กับการวางแผน การเตรียมการ และการใช้ทักษะในการสื่อสาร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นประโยชน์ต่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้