Hoe kan je tegelijk in Excel werken?

Samenwerken in Excel: Gelijktijdig aan één bestand werken via een netwerklocatie

Excel is een krachtig hulpmiddel, maar het wordt nog krachtiger wanneer je er samen met anderen aan kunt werken. Hoewel cloudoplossingen zoals OneDrive en SharePoint gebruiksvriendelijke cocreatie-functies bieden, is het soms nodig om samen te werken via een netwerklocatie. Dit biedt extra controle en is mogelijk handig in omgevingen met specifieke beveiligingsvereisten of wanneer cloudopslag niet gewenst of beschikbaar is. In dit artikel leggen we uit hoe je gelijktijdige bewerking van een Excel-bestand mogelijk maakt via een netwerklocatie.

Belangrijk: De gedeelde werkmapfunctie in Excel vereist een specifieke opslagmethode en brengt specifieke uitdagingen met zich mee. Het is cruciaal om de beperkingen te begrijpen voordat je deze methode implementeert.

Stap 1: Opslaglocatie voorbereiden

Allereerst heb je een gedeelde netwerklocatie nodig waar alle gebruikers toegang toe hebben. Zorg ervoor dat de juiste toegangsrechten zijn ingesteld, zodat elke gebruiker kan lezen en schrijven naar de locatie. Een servermap, een NAS-apparaat of een andere gedeelde drive zijn geschikte opties. De locatie moet toegankelijk zijn voor alle gebruikers via de netwerkpad. Bijvoorbeeld: \servernaamgedeeldemap.

Stap 2: Een nieuwe Excel-werkmap aanmaken en opslaan

Maak een nieuwe Excel-werkmap. Sla deze werkmap niet op als een standaard .xlsx-bestand. In plaats daarvan, sla de werkmap op op de vooraf geprepareerde netwerklocatie. Dit is cruciaal voor het inschakelen van de gedeelde werkmapfunctie.

Stap 3: De gedeelde werkmapfunctie inschakelen

Nadat de werkmap is opgeslagen op de netwerklocatie, moet je de gedeelde werkmapfunctie expliciete activeren. Dit doe je via de volgende stappen:

1. Open de werkmap op de netwerklocatie.
2. Ga naar het tabblad Beeld.
3. Klik op Gedeelde werkmap.
4. Selecteer Als gedeelde werkmap. Hiermee wordt de werkmap ingesteld voor gelijktijdige bewerking.

Belangrijke overwegingen bij het gebruik van gedeelde werkmappen:

• Conflicten: Gelijktijdige bewerkingen kunnen leiden tot conflicten. Excel zal proberen deze conflicten automatisch op te lossen, maar handmatige interventie is soms nodig. Communicatie tussen gebruikers is essentieel.
• Prestatie: Het werken met grote gedeelde werkmappen op een traag netwerk kan leiden tot prestatieproblemen.
• Versies: Er is geen ingebouwde versiebeheer in gedeelde werkmappen op deze manier. Overweeg het regelmatig maken van back-ups.
• Toegangsrechten: Juiste toegangsrechten op de netwerklocatie zijn cruciaal om ongewenste wijzigingen te voorkomen.

Alternatief: OneDrive of SharePoint

Voor een meer gebruiksvriendelijke en veilige ervaring met gelijktijdige bewerking raden we sterk aan om gebruik te maken van de cocreatie-functies in OneDrive of SharePoint. Deze clouddiensten bieden automatische conflictresolutie, versiebeheer en een betere algehele samenwerking.

Conclusie:

Hoewel het mogelijk is om gelijktijdig in Excel te werken via een netwerklocatie door de gedeelde werkmapfunctie te gebruiken, is het belangrijk om de beperkingen te begrijpen en de alternatieven zoals OneDrive of SharePoint te overwegen. De keuze hangt af van de specifieke behoeften en de infrastructuur van de organisatie. Goede communicatie en regelmatige back-ups zijn onmisbaar bij het werken met gedeelde werkmappen.