Hoe start ik een zakelijke brief?

Een zakelijke brief beginnen: Direct professioneel en doelgericht

Een sterke eerste indruk is cruciaal in de zakenwereld, en die begint vaak met een goed geschreven brief. De aanhef en eerste alinea leggen de toon voor de rest van je communicatie en bepalen of de lezer geboeid blijft. Hoe begin je een zakelijke brief dus effectief en professioneel?

Vermijd vage bewoordingen en kom direct ter zake. Begin met een formele aanhef. Kies voor “Geachte heer/mevrouw [Achternaam]” indien je de naam van de ontvanger kent. Is de naam onbekend, gebruik dan “Geachte heer/mevrouw,”. Vermijd informele aanspreekvormen zoals “Beste” of “Hallo” in zakelijke correspondentie.

De eerste alinea is de sleutel tot het vasthouden van de aandacht. Hierin omschrijf je direct en bondig het doel van je brief. Duidelijkheid staat voorop. Vermijd lange, complexe zinnen en jargon. Focus op de essentie van je boodschap en formuleer deze objectief, zonder het woord “ik” te gebruiken. Dit versterkt de professionaliteit en benadrukt de zakelijke aard van de communicatie.

Stel, je schrijft om te solliciteren. Dan zou een effectieve eerste alinea kunnen zijn: “Naar aanleiding van de vacature voor Marketing Manager, gepubliceerd op [website/platform], wordt hierbij mijn sollicitatie ingediend.” Of, bij een klacht: “Deze brief betreft een klacht over de levering van ordernummer [ordernummer] op [datum].”

Door direct het doel van de brief te vermelden, weet de lezer onmiddellijk waar het over gaat en kan hij/zij de rest van de brief in de juiste context plaatsen. Een heldere, beknopte en professionele eerste alinea zet de toon voor een effectieve zakelijke communicatie.