Hoe stel je je baas voor tijdens een vergadering?

Je baas voorstellen in een Teams vergadering: Een snelle handleiding

Een goede voorbereiding is het halve werk, en dat geldt zeker voor online vergaderingen. Het correct voorstellen van je baas is essentieel voor een vlotte en professionele vergadering. Gelukkig is het in Microsoft Teams een simpele procedure. Dit artikel geeft een heldere en praktische handleiding.

Het voorstellen van je baas in een Teams vergadering komt neer op het correct toevoegen van de juiste contactpersoon in de deelnemerslijst. Het gaat niet om een formeel “voorstellen” moment, maar om ervoor te zorgen dat je baas deelneemt aan de vergadering.

Hoe voeg je je baas toe?

Het proces is vrij simpel en gebeurt via de Teams-agenda:

1. Open de Teams-agenda: Zoek de agenda van je team of het specifieke kanaal waar de vergadering plaatsvindt.

2. Plan of selecteer de vergadering: Indien je de vergadering plant, maak dan de nodige planningskeuzes. Indien je een bestaande vergadering toevoegt, selecteer dan de vergadering.

3. Deelnemers toevoegen/aanpassen: De exacte methode kan licht variëren afhankelijk van de instellingen van je organisatie. Maar in de meeste gevallen vind je een gedeelte met de namen van de deelnemers (misschien aangeduid als ‘Vergadering deelnemers’).

4. Zoek of typ de naam: Zoek de naam van je baas in de lijst. Mogelijk is je baas al als contactpersoon in Teams opgeslagen; dan kun je hem rechtstreeks selecteren. Anders typ je de naam.

5. Selecteer/typ de juiste rol: Teams onderscheidt vaak tussen vereiste deelnemers en optionele deelnemers. Het is belangrijk de juiste rol te selecteren. Vereiste deelnemers zijn onmisbaar, terwijl optionele deelnemers de keuze hebben om deel te nemen. Overleg altijd eerst met je baas over de juiste rol. Door een vereiste deelnemer te zijn kan de vergadering niet starten zonder hem/haar.

6. Sla de veranderingen op: Klik op ‘Opslaan’ of een soortgelijke knop om de wijzigingen in de deelnemerslijst door te voeren.

Tips voor succes:

• Contactpersonenlijst: Zorg ervoor dat de naam van je baas goed is opgeslagen in je contactpersonenlijst binnen Teams. Dit vergemakkelijkt het zoeken en toevoegen.
• Rollen en rechten: Controleer of je wel de juiste rechten hebt om deelnemers toe te voegen aan de vergadering.
• Communicatie: Communiceer met je baas indien nodig voorafgaand aan de vergadering om bevestiging te krijgen over de deelname en eventuele behoeften.

Door deze simpele stappen te volgen, zorg je ervoor dat je baas tijdens de Teams vergadering aanwezig is. Dit draagt bij aan een efficiënte en professionele interactie binnen de vergadering.