Hoe lang kun je gegevens van personeel bewaren?

Hoelang mag u de gegevens van oud-medewerkers bewaren? Een blik op de wettelijke bewaartermijnen.

Als werkgever beschikt u over een schat aan informatie over uw personeel. Van sollicitatiebrieven tot prestatiebeoordelingen en salarisgegevens: het personeelsdossier bevat een gedetailleerd overzicht van de loopbaan van een medewerker binnen uw organisatie. Maar wat gebeurt er met deze informatie wanneer een werknemer uit dienst treedt? Hoelang mag u deze gegevens bewaren? Het antwoord is niet zo eenvoudig als het lijkt, en het is cruciaal om de regels te kennen om boetes en juridische problemen te voorkomen.

De hoofdregel is dat de bewaartermijn voor een volledig personeelsdossier beperkt is tot maximaal twee jaar na uitdiensttreding. Na deze periode dient u de meeste gegevens te verwijderen. Dit is gebaseerd op de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Na uitdiensttreding is het oorspronkelijke doel, namelijk het managen van de arbeidsrelatie, vervallen.

Uitzonderingen op de regel:

Hoewel de twee jaar regel leidend is, zijn er belangrijke uitzonderingen. Sommige documenten vereisen een langere bewaartermijn op basis van wettelijke verplichtingen. De belangrijkste uitzonderingen zijn:

• Salarisgegevens: Gegevens die van belang zijn voor de loonbelasting, zoals loonstroken, jaaropgaven en loonbelastingverklaringen, vallen onder de fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst vereist dat u deze gegevens minimaal zeven jaar bewaart.
• Gegevens met betrekking tot een juridische procedure: Als er sprake is van een lopende juridische procedure (bijvoorbeeld een conflict over een ontslag), mag u de relevante gegevens bewaren tot de procedure is afgerond, inclusief eventuele beroepsprocedures.
• Pensioenregelingen: Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van pensioenregelingen moeten vaak langer bewaard worden, afhankelijk van de specifieke regeling en de wetgeving.

Belangrijk om te onthouden:

• Minimaliseer data: Bewaar niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk. Evalueer regelmatig welke gegevens u echt nodig heeft en verwijder overbodige informatie.
• Transparantie: Informeer uw werknemers over uw bewaartermijnen in een privacyverklaring.
• Beveiliging: Zorg ervoor dat de gegevens van uw (voormalige) werknemers veilig bewaard worden en beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang.
• Documentatie: Houd een register bij van de bewaartermijnen en de redenen voor het bewaren van bepaalde gegevens.

Waar kunt u meer informatie vinden?

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de toezichthouder op de privacywetgeving in Nederland. Op de website van de AP (autoriteitpersoonsgegevens.nl) vindt u gedetailleerde informatie over de bewaartermijnen van persoonsgegevens en de AVG. Raadpleeg de AP voor specifieke vragen en om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de wettelijke vereisten.

Het correct omgaan met de gegevens van (oud-)werknemers is van groot belang. Door de bewaartermijnen te respecteren, draagt u bij aan de bescherming van de privacy van uw werknemers en voorkomt u mogelijke juridische problemen en schade aan uw reputatie.