Kan een werkgever berichten lezen?

Mag mijn werkgever mijn berichten lezen? Een kwestie van balans tussen privacy en bedrijfsbelang

De vraag of een werkgever de berichten van een werknemer mag lezen, is complexer dan een simpel ja of nee. Het antwoord hangt af van verschillende factoren, met name de aard van de communicatie (zakelijk versus privé) en de manier waarop het toezicht wordt uitgevoerd. Er bestaat geen universeel ‘mag’ of ‘mag niet’, maar wel een wettelijk kader dat een evenwicht moet vinden tussen de privacy van de werknemer en de gerechtvaardigde belangen van de werkgever.

Zakelijke communicatie: een open deur

Op zakelijke communicatie, zoals e-mails verstuurd via het bedrijfsnetwerk, berichten in bedrijfssystemen (bijvoorbeeld Slack of Teams) en telefoongesprekken gevoerd met bedrijfstoestellen, heeft de werkgever in beginsel recht van inzage. Dit recht is echter niet onbeperkt. De werkgever moet een rechtmatig doel hebben voor het inzien van deze communicatie. Denk hierbij aan het opsporen van fraude, het onderzoeken van een klacht, het bewaken van de veiligheid van bedrijfsgegevens of het controleren van de naleving van bedrijfsregels. Willekeurig lezen van e-mails is dus niet toegestaan.

Privé-communicatie: beschermd, maar niet altijd

Privé-communicatie, zoals persoonlijke e-mails, WhatsApp-berichten of social media-activiteiten, vallen in principe onder de privacy van de werknemer. De werkgever mag hier niet zomaar inzien. Er zijn echter uitzonderingen. Als een werknemer privé-communicatie via zakelijke middelen voert (bijvoorbeeld het versturen van persoonlijke e-mails via het bedrijfsaccount) of als de privé-communicatie direct verband houdt met het werk (bijvoorbeeld het plannen van illegale activiteiten), kan de werkgever toch toegang hebben.

Transparantie is key: voorkom verrassingen

Cruciaal in deze kwestie is transparantie. Een werkgever die toezicht houdt op de communicatie van werknemers, moet dit vooraf duidelijk en expliciet kenbaar maken. Dit houdt in dat de werknemer geïnformeerd moet worden over:

• Het doel van het toezicht: Waarom wordt er toezicht gehouden?
• De methode van toezicht: Welke communicatie wordt gemonitord en op welke manier? (bijvoorbeeld: alleen e-mails op het bedrijfsnetwerk, of ook privéberichten op mobiele telefoons?)
• De opslagduur van gegevens: Hoelang worden de gegevens bewaard?

Deze informatie moet worden verstrekt in een beleid, bijvoorbeeld in het arbeidsreglement of een aparte privacyverklaring. Zonder deze transparantie kan toezicht als onrechtmatig worden aangemerkt.

Conclusie: een evenwicht vinden

Het recht van een werkgever om berichten van werknemers in te zien, is een delicate balans tussen bedrijfsbelang en privacy. Een rechtmatig doel, een open en eerlijke communicatie over het toezicht en het respecteren van de privacy van de werknemer zijn essentieel. Twijfelt u over de rechten en plichten? Raadpleeg dan een jurist gespecialiseerd in arbeidsrecht.