Wat is de bewaartermijn voor verzuimgegevens?

Bewaartermijn verzuimgegevens: een overzicht voor werkgevers

Verzuimgegevens zijn gevoelige informatie die zorgvuldig beheerd moet worden. Niet alleen vanwege de privacy van de werknemer, maar ook vanwege wettelijke verplichtingen. De bewaartermijn voor deze gegevens is echter niet altijd even duidelijk en verschilt afhankelijk van de situatie. Dit artikel biedt een overzicht van de geldende bewaartermijnen.

Standaard bewaartermijn:

In de meeste gevallen mogen administratieve verzuimgegevens maximaal twee jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard. Dit geldt voor gegevens zoals ziekmeldingen, functionele beoordelingen in relatie tot het verzuim en correspondentie met de werknemer over het verzuim. Na deze periode is de werkgever niet langer verplicht deze gegevens te bewaren en kan hij deze vernietigen. Het is wel raadzaam een beleid te hebben over het archiveren en vernietigen van deze gegevens, om te voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Eigenrisicodrager Ziektewet:

De situatie wordt complexer wanneer de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet. In dit geval gelden langere bewaartermijnen, omdat de gegevens relevant blijven voor de verzekeraar en de controle op de premiebetaling.

• Werkgever: Als eigenrisicodrager is de werkgever verplicht ziekmeldingen en gerelateerde documentatie vijf jaar te bewaren na het einde van het dienstverband.
• Bedrijfsarts: De bedrijfsarts heeft een nog langere bewaarplicht. Deze bedraagt tien jaar na het einde van het dienstverband. Deze langere termijn is te verklaren door de mogelijke relevantie van de gegevens voor toekomstige beoordelingen van de gezondheidstoestand van werknemers.

Welke gegevens vallen onder verzuimgegevens?

Onder verzuimgegevens vallen diverse documenten, waaronder:

• Ziekmeldingen van de werknemer
• Verzuimregistraties
• Correspondentie met de werknemer over het verzuim
• Rapporten van de bedrijfsarts of andere medische professionals
• Functionele beoordelingen in relatie tot het verzuim
• Besluiten omtrent re-integratie
• Overige documenten die relevant zijn voor het verzuimproces.

Belang van goede administratie:

Het correct bewaren van verzuimgegevens is cruciaal, zowel voor de werkgever als de werknemer. Een goede archivering zorgt voor transparantie en voorkomt mogelijke geschillen. Onvolledige of ontbrekende documentatie kan leiden tot problemen bij controles door bijvoorbeeld het UWV.

Conclusie:

De bewaartermijn van verzuimgegevens is afhankelijk van de situatie. Een standaard bewaartermijn van twee jaar geldt, tenzij de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet. In dat geval geldt een bewaartermijn van vijf jaar voor de werkgever en tien jaar voor de bedrijfsarts. Het is van essentieel belang dat werkgevers een helder beleid opstellen voor het beheer en de vernietiging van verzuimgegevens, rekening houdend met de AVG en de specifieke situatie. Bij twijfel is het raadzaam juridisch advies in te winnen.