Welke gegevens heeft mijn werkgever nodig van mijn ID?

Welke gegevens van jouw ID mag je werkgever kopiëren? Dit moet je weten.

Als je een nieuwe baan begint, vraagt je werkgever ongetwijfeld om een kopie van je identiteitsbewijs. Maar welke gegevens mogen ze precies kopiëren? En waarom is dat eigenlijk nodig? Veel werknemers voelen zich ongemakkelijk bij het zomaar afgeven van een kopie van hun ID, en dat is begrijpelijk. Transparantie over de reden en de beperkingen van deze dataverzameling is cruciaal.

Waarom een kopie van je ID? Wettelijke verplichting!

De belangrijkste reden waarom je werkgever een kopie van je identiteitsbewijs nodig heeft, is om aan wettelijke eisen te voldoen. De Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheen Arbeidsinspectie) kan bij een inspectie controleren of een bedrijf de juiste werknemers in dienst heeft en of er geen illegale arbeid plaatsvindt. Een geldig identiteitsbewijs is hierbij essentieel. Het is dus niet zozeer dat jouw werkgever je per se wil controleren, maar dat ze verplicht zijn dit te kunnen aantonen aan de autoriteiten.

Welke gegevens zijn noodzakelijk?

Om aan deze wettelijke verplichting te voldoen, zijn bepaalde gegevens op je identiteitsbewijs relevant. Je werkgever heeft in ieder geval een goed leesbare kopie nodig waarop de volgende zaken duidelijk te zien zijn:

• Pasfoto: Om de identiteit van de werknemer te kunnen verifiëren.
• Documentnummer: Dit is het unieke nummer van je paspoort, ID-kaart of verblijfsvergunning.
• Burgerservicenummer (BSN): Dit nummer is cruciaal voor het correct afdragen van loonbelasting en sociale premies.

Mag mijn werkgever alles kopiëren?

Hoewel de bovenstaande gegevens essentieel zijn, is het belangrijk te weten dat je recht hebt op privacy. Je werkgever hoeft niet alle gegevens op je ID te kopiëren. Informatie zoals je nationaliteit (tenzij relevant voor de functie) en andere persoonlijke details mogen worden afgeschermd.

Let op: Controleer op de ‘KopieID’ app!

Om je privacy verder te beschermen, kun je gebruik maken van de ‘KopieID’ app van de overheid. Deze app helpt je om een veilige kopie van je identiteitsbewijs te maken. Met de app kun je de noodzakelijke gegevens markeren en de overbodige informatie doorstrepen of onleesbaar maken. Bovendien kun je een watermerk toevoegen met de naam van je werkgever en het doel van de kopie (bijvoorbeeld: “Voor personeelsadministratie”).

Hoe lang bewaart mijn werkgever mijn ID-kopie?

De bewaartermijn voor de ID-kopie is wettelijk vastgelegd. Meestal is dit tot vijf jaar na het einde van het dienstverband. Na deze periode dient de kopie vernietigd te worden, tenzij er een specifieke wettelijke reden is om de kopie langer te bewaren. Vraag je werkgever altijd naar hun specifieke bewaarbeleid.

Samenvattend:

Het is belangrijk om te begrijpen waarom je werkgever een kopie van je ID nodig heeft. Hoewel het in eerste instantie als inbreuk op je privacy kan voelen, is het vaak een wettelijke verplichting. Zorg er wel voor dat je op de hoogte bent van welke gegevens er precies gekopieerd worden en welke voorzorgsmaatregelen je kunt nemen om je privacy te beschermen. Gebruik de ‘KopieID’ app en vraag naar het bewaarbeleid van je werkgever. Door goed geïnformeerd te zijn, kun je met een gerust hart aan je nieuwe baan beginnen.