Wie lange dürfen Personaldaten gespeichert werden?

Wie lange müssen Personalunterlagen aufbewahrt werden? Kein starres Datum, sondern flexible Fristen!

Die Frage nach der Aufbewahrungsdauer von Personalunterlagen ist komplexer, als sie auf den ersten Blick erscheint. Es gibt keine pauschale Frist, nach der alle Unterlagen vernichtet werden dürfen. Stattdessen gilt der Grundsatz: Personaldaten dürfen so lange gespeichert werden, wie es für die Erfüllung der damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Das bedeutet, die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den jeweiligen Ansprüchen, die aus den Daten abgeleitet werden können – und diese können unterschiedlich lang sein.

Anspruchsgrundlage statt fester Frist:

Der Schlüssel zum Verständnis liegt im Wort “Anspruchsgrundlage”. Nicht ein fixiertes Datum bestimmt die Aufbewahrungsdauer, sondern die potenzielle Geltendmachung von Ansprüchen, sowohl durch den Arbeitnehmer als auch durch den Arbeitgeber. So lange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis theoretisch noch geltend gemacht werden können, müssen die dazugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden. Dies dient der Rechtsverteidigung beider Parteien.

Beispiele für unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

• Arbeitsverträge: Hier können Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis selbst, z.B. bezüglich der Vergütung oder Urlaubsansprüche, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht werden. Die Aufbewahrungsfrist orientiert sich an den gesetzlichen Verjährungsfristen, die je nach Anspruch unterschiedlich lang sein können (oftmals drei Jahre, in manchen Fällen bis zu 30 Jahren).

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Für diese gelten ebenfalls die gesetzlichen Verjährungsfristen für Ansprüche aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz oder dem Sozialversicherungsrecht.

• Zeugnisse: Die Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeugnisse ist besonders knifflig. Theoretisch kann ein Arbeitnehmer sein ganzes Leben lang Ansprüche aus einem unvollständigen oder unrichtigen Zeugnis ableiten. Eine Vernichtung ist daher erst nach Ablauf aller denkbarer Ansprüche möglich. In der Praxis empfiehlt sich eine lange Aufbewahrungsfrist, mindestens so lange wie für die Lohnunterlagen.

• Bewerbungsunterlagen: Bei abgelehnten Bewerbungen ist die Aufbewahrungsdauer kürzer. Hier gilt es, die Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu beachten. Um Diskriminierungsvorwürfen entgegenwirken zu können, sollten Bewerbungsunterlagen für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden, üblicherweise sechs Monate.

Datenschutz und Datensicherheit:

Neben den aufbewahrungsfristbezogenen Aspekten spielen auch datenschutzrechtliche Bestimmungen eine wesentliche Rolle. Die DSGVO verlangt eine datenminimierende Speicherung und die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards zum Schutz der personenbezogenen Daten.

Fazit:

Die Aufbewahrung von Personalunterlagen ist ein komplexes Thema ohne einfache Antworten. Eine pauschale Frist gibt es nicht. Stattdessen müssen Unternehmen die jeweiligen Anspruchsgrundlagen und gesetzlichen Vorschriften berücksichtigen. Im Zweifelsfall ist eine längere Aufbewahrung ratsam. Eine fachkundige Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten sichert die rechtskonforme Umsetzung und vermeidet kostspielige Fehler.