Was passiert mit dem Meldeschein?

Was geschieht mit dem Meldeschein? Die Pflicht zur Aufbewahrung und Vernichtung

Der Meldeschein, ein scheinbar unscheinbares Dokument, spielt eine wichtige Rolle im Tourismus und der Sicherheit. Doch was passiert mit ihm, nachdem der Gast abgereist ist? Die Antwort ist klar geregelt und die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich, um Datenschutzverstöße und Bußgelder zu vermeiden.

Als Vermieter sind Sie gemäß § 30 Bundesmeldegesetz (BMG) verpflichtet, die Meldescheine Ihrer Gäste für die Dauer von einem Jahr aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Tag der Abreise des Gastes. Das bedeutet, Sie müssen ein zuverlässiges System zur Archivierung und Verwaltung der Meldescheine einrichten. Empfehlenswert ist eine chronologische Ablage, die ein schnelles Auffinden bestimmter Meldescheine ermöglicht.

Nach Ablauf der einjährigen Aufbewahrungsfrist dürfen die Meldescheine nicht einfach im Papierkorb landen. Das BMG schreibt eine datenschutzkonforme Vernichtung innerhalb von drei Monaten vor. Das bedeutet, die Daten müssen so zerstört werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Hierfür bieten sich verschiedene Möglichkeiten an:

• Professionelle Aktenvernichtung: Ein spezialisiertes Unternehmen übernimmt die sichere Vernichtung der Meldescheine nach den Datenschutzrichtlinien. Dies ist die sicherste und oft auch die bequemste Variante, insbesondere bei größeren Mengen an Meldescheinen.
• Eigenhändige Vernichtung mit einem Aktenvernichter: Besitzen Sie einen Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 oder höher (gemäß DIN 66399), können Sie die Meldescheine auch selbst vernichten. Achten Sie darauf, dass der Schredder die Daten ausreichend zerkleinert, um eine Rekonstruktion zu verhindern.
• Verbrennung: Auch die Verbrennung der Meldescheine ist eine zulässige Methode zur Vernichtung. Beachten Sie jedoch die örtlichen Vorschriften zur Abfallverbrennung.

Die Nichtbeachtung dieser Fristen zur Aufbewahrung und Vernichtung kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Datenschutzverstöße werden mit Bußgeldern geahndet, die je nach Schwere des Verstoßes beträchtlich ausfallen können. Darüber hinaus können betroffene Gäste Schadensersatzansprüche geltend machen.

Zusätzliche Hinweise:

• Digitale Meldescheine: Auch bei digitalen Meldescheinen gelten die gleichen Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. Die Daten müssen sicher gespeichert und nach Ablauf der Fristen unwiederbringlich gelöscht werden.
• Ausnahmen: In bestimmten Fällen, beispielsweise bei laufenden Ermittlungsverfahren, kann die Aufbewahrungsfrist verlängert werden.

Die korrekte Handhabung der Meldescheine ist somit ein wichtiger Aspekt der Vermietungstätigkeit. Ein gut organisiertes System und die Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben schützen Sie vor unangenehmen Überraschungen und gewährleisten den Datenschutz Ihrer Gäste.