Wie lange müssen Kundendaten aufbewahrt werden?

Wie lange müssen Kundendaten aufbewahrt werden? Ein Leitfaden für österreichische Unternehmen

Die Aufbewahrung von Kundendaten ist ein komplexes Thema, das sich zwischen den Anforderungen des Datenschutzes und den gesetzlichen Pflichten bewegt. Insbesondere für österreichische Unternehmen ist es entscheidend, die geltenden Bestimmungen zu kennen und einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Aufbewahrungsfristen für Kundendaten in Österreich.

Die rechtliche Grundlage: Datenschutz und andere Gesetze

Die Aufbewahrung von Kundendaten wird primär durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) geregelt. Grundsätzlich gilt, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig ist. Nach Erreichung dieses Zwecks müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.

Allerdings existieren auch andere Gesetze, die längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben können. Diese Gesetze, wie beispielsweise die Bundesabgabenordnung (BAO), gehen in ihren spezifischen Bereichen dem Datenschutz vor.

Die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach der BAO

Die Bundesabgabenordnung (BAO) schreibt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sieben Jahren für steuerrechtlich relevante Dokumente vor. Dies betrifft insbesondere:

• Rechnungen: Hierzu gehören sowohl Ausgangsrechnungen (an Kunden gestellt) als auch Eingangsrechnungen (von Lieferanten erhalten).
• Geschäftsbriefe: Alle relevanten Geschäftsbriefe, die für die Berechnung der Steuer relevant sind.
• Buchungsbelege: Sämtliche Belege, die Geschäftsvorfälle dokumentieren und in der Buchhaltung erfasst werden.
• Jahresabschlüsse: Inklusive aller dazugehörigen Unterlagen.

Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente erstellt wurden. Das bedeutet, dass eine Rechnung, die am 1. Jänner 2023 ausgestellt wurde, bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt werden muss.

Vorsicht bei Papierdokumenten: Verträge, Mitarbeiterdaten und Arbeitszeitnachweise

Während die BAO eine klare siebenjährige Frist für steuerrechtlich relevante Dokumente festlegt, ist bei anderen Arten von Dokumenten, insbesondere bei Papierdokumenten, Vorsicht geboten.

• Verträge: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge kann je nach Vertragsart variieren. Es ist ratsam, sich hier von einem Juristen beraten zu lassen. Oftmals sind Verträge auch nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen relevant, beispielsweise im Falle von Rechtsstreitigkeiten.
• Mitarbeiterdaten und Arbeitszeitnachweise: Auch hier gelten spezielle Regelungen. So sind beispielsweise Lohnunterlagen in der Regel länger aufzubewahren als die sieben Jahre der BAO. Zudem können arbeitsrechtliche Ansprüche auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters geltend gemacht werden, was eine längere Aufbewahrung von relevanten Dokumenten erforderlich machen kann.

Empfehlungen für Unternehmen

Um die Aufbewahrung von Kundendaten rechtssicher zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Empfehlungen berücksichtigen:

1. Erstellung eines Aufbewahrungskonzepts: Dieses Konzept sollte alle Arten von Kundendaten erfassen und für jede Kategorie die geltenden Aufbewahrungsfristen festlegen.
2. Automatisierung der Aufbewahrungsprozesse: Moderne Softwarelösungen können die automatische Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unterstützen und so die Einhaltung der DSGVO erleichtern.
3. Regelmäßige Überprüfung des Aufbewahrungskonzepts: Die Gesetzeslage und die Geschäftsprozesse können sich ändern. Daher ist es wichtig, das Aufbewahrungskonzept regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.
4. Schulung der Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die mit Kundendaten in Berührung kommen, sollten über die geltenden Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen informiert sein.
5. Beratung durch Experten: Im Zweifelsfall ist es ratsam, sich von einem Juristen oder Datenschutzexperten beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Fazit

Die Aufbewahrung von Kundendaten ist ein komplexes Thema, das eine sorgfältige Auseinandersetzung mit den geltenden Gesetzen erfordert. Insbesondere die siebenjährige Aufbewahrungsfrist der BAO ist für österreichische Unternehmen von großer Bedeutung. Darüber hinaus ist es wichtig, auch andere Dokumente wie Verträge und Mitarbeiterdaten im Blick zu behalten und die entsprechenden Aufbewahrungsfristen zu beachten. Durch die Erstellung eines Aufbewahrungskonzepts, die Automatisierung der Prozesse und die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Pflichten erfüllen und rechtliche Risiken minimieren.