Mikä on kohtuullinen aika laskuttaa?

Laskutusajan kohtuullisuus: Enemmän kuin vain kaksi viikkoa

“Kohtuullinen aika laskuttaa” on kysymys, joka askarruttaa monia yrittäjiä ja freelancereita. Vaikka moni ohjeistaa antamaan asiakkaalle vähintään kaksi viikkoa maksuaikaa, todellisuus on usein monimutkaisempi. Tarkastellaanpa, mitä kohtuullisuus todella tarkoittaa ja miten se saavutetaan ihanteellisesti kussakin tilanteessa.

Kaksi viikkoa – Hyvä lähtökohta, ei kiveen hakattu

Kaksi viikkoa on hyvä nyrkkisääntö. Se antaa useimmille asiakkaille riittävästi aikaa käsitellä lasku ja suorittaa maksu ilman turhaa kiirettä. Kuitenkin pelkkä mekaaninen “kaksi viikkoa” -asetus ei välttämättä ole paras ratkaisu. On otettava huomioon useita tekijöitä:

• Asiakassuhde: Pitkäaikaiset, luotettavat asiakkaat saattavat hyötyä pidemmistä maksuajoista, kun taas uusien asiakkaiden kohdalla lyhyempi maksuaika voi olla perusteltu.
• Laskun suuruus: Suuremmat laskut vaativat usein enemmän aikaa sisäiseen hyväksyntään ja budjetointiin, jolloin pidempi maksuaika voi olla kohtuullisempi.
• Toimiala: Tietyillä toimialoilla, esimerkiksi rakennusalalla, on vakiintuneet, pidemmät maksuajat alihankkijoiden kohdalla.
• Sopimusehdot: Sopimuksessa määritelty maksuaika on aina ensisijainen. Tarkista sopimus huolellisesti ennen laskun lähettämistä.
• Asiakkaan maksukäyttäytyminen: Jos asiakas on aiemmin maksanut laskut aina ajallaan, lyhyempi maksuaika voi olla hyväksyttävämpi kuin asiakkaalla, jolla on tapana venyttää maksuja.

Ennakointi ja kommunikaatio – Avain kohtuullisuuteen

Todellinen kohtuullisuus ei piile niinkään maksuajan pituudessa, vaan ennakoinnissa ja avoimessa kommunikaatiossa asiakkaan kanssa.

• Sovi maksuajasta etukäteen: Paras tapa välttää erimielisyyksiä on sopia maksuajasta jo projektin alussa tai sopimusta solmittaessa.
• Ilmoita poikkeavista maksuajoista: Jos joudut syystä tai toisesta poikkeamaan vakiomaksuajasta, ilmoita siitä asiakkaalle ennen laskun lähettämistä. Selitä syy lyhyemmän (tai pidemmän) maksuajan tarpeelle.
• Ole joustava ja valmis neuvottelemaan: Jos asiakas pyytää pidempää maksuaikaa, harkitse pyyntöä. Joustavuus voi vahvistaa asiakassuhdetta.
• Käytä selkeitä laskuja: Varmista, että lasku on selkeä, sisältää kaikki tarvittavat tiedot ja maksuohjeet. Epäselvä lasku voi viivästyttää maksamista.
• Lähetä muistutus ajoissa: Jos eräpäivä lähestyy, lähetä ystävällinen muistutus hyvissä ajoin.

Lyhyempi maksuaika – Milloin se on perusteltu?

Vaikka pitkä maksuaika on yleisesti suositeltavaa, on tilanteita, joissa lyhyempi maksuaika voi olla perusteltu:

• Pienet summat: Pienten, nopeasti suoritettavien töiden laskut voidaan maksaa nopeammin.
• Selkeät sopimukset: Jos sopimuksessa on sovittu lyhyemmästä maksuajasta, sitä on noudatettava.
• Kassavirtaongelmat: Jos yritykselläsi on akuutti kassavirtaongelma, voit tiedustella asiakkaalta mahdollisuutta nopeampaan maksuun (varo kuitenkin, ettet rasita asiakassuhdetta liikaa).

Yhteenveto

“Kohtuullinen aika laskuttaa” on joustava konsepti, joka riippuu monista tekijöistä. Kaksi viikkoa on hyvä lähtökohta, mutta olennaista on ennakointi, avoin kommunikaatio ja valmius neuvotella asiakkaan kanssa. Muista, että hyvä asiakassuhde on arvokkaampi kuin muutama päivä nopeampi maksu. Panosta selkeään laskutukseen, avoimeen viestintään ja joustavuuteen, niin olet jo pitkällä kohtuullisen laskutusajan määrittelemisessä.