Miten aloittaa englanninkielinen sähköposti?

Englanninkielisen sähköpostin aloittaminen: Opas kohteliasta kommunikaatioon

Englanninkielisen sähköpostin kirjoittaminen voi tuntua yksinkertaiselta, mutta oikean sävyn ja muodollisuuden löytäminen on tärkeää vaikutelman luomiseksi ja viestin tehokkaaksi välittämiseksi. Aloitus ja lopetus ovat avainasemassa tässä. Seuraavassa oppaassa käymme läpi erilaisia aloitustapoja ja vastaavia sopivia lopetuksia.

Vastaanottajan nimen tietäminen:

Jos tunnet vastaanottajan nimen, aloita aina kohteliaasti:

• “Dear Mr./Ms./Mx. [LastName],” (Herra/Rouva/[Sukupuolineutraali] [Sukunimi]) on klassinen ja turvallinen vaihtoehto muodollisessa yhteydessä, kuten työhakemuksessa tai yhteydenotossa yritykseen. “Mx.” on sukupuolineutraali vaihtoehto, jota kannattaa käyttää, jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta tai hän ei ole sitä ilmaissut.

• “Dear [FirstName] [LastName],” ([Etunimi] [Sukunimi]) on hieman vähemmän muodollinen ja sopii paremmin, jos sinulla on jo entuudestaan jonkinlainen suhde vastaanottajaan tai jos yrityksen kulttuuri on epämuodollinen.

• “Hi [FirstName],” ([Hei] [Etunimi]) on epämuodollisin vaihtoehto ja sopii parhaiten tutuille ja kollegoille.

Vastaanottajan nimen tietämättömyys:

Jos et tiedä vastaanottajan nimeä, käytä seuraavia vaihtoehtoja:

• “Dear Sir/Madam,” (Hyvä herra/rouva) on perinteinen ja muodollinen vaihtoehto.

• “To Whom It May Concern,” (Kenelle se koskee) on myös yleisesti käytetty muodollinen vaihtoehto, jos et tiedä tarkkaa vastaanottajaa.

• “Dear Hiring Manager,” (Hyvä rekrytointijohtaja) on sopiva vaihtoehto työhakemuksissa.

Lopetus:

Lopetusvaihtoehto on aina valittava johdonmukaisesti aloituksen muodollisuuden kanssa.

• “Sincerely,” (Kunnioittavasti) sopii parhaiten muodollisiin aloituksiin, kuten “Dear Mr./Ms./Mx. [LastName]” tai “To Whom It May Concern”.

• “Regards,” (Ystävällisin terveisin) on hieman vähemmän muodollinen ja sopii hyvin aloituksiin kuten “Dear [FirstName] [LastName]”.

• “Best regards,” (Parhain terveisin) on hieman lämpimämpi ja sopii paremmin tutuille tai jo pidempään kestänyt suhdetta vaaliville.

• “Kind regards,” (Ystävällisin terveisin) on samankaltainen kuin “Regards” ja toimii samalla tavoin.

• “Best,” (Parhain) on epämuodollinen ja sopii parhaiten ystäville ja kollegoille.

Muita huomioita:

Muista aina tarkistaa kirjoitusvirheet ennen sähköpostin lähettämistä. Selkeä ja ytimekäs kieli on aina eduksi. Valitse sopivat lopetusmerkit kontekstiin sopivaksi.

Tämä opas antaa hyvän pohjan englanninkielisen sähköpostin aloittamiseen ja lopettamiseen. Muista kuitenkin muokata kieltä ja tyyliä aina vastaanottajan ja tilanteen mukaan, jotta kommunikaatio olisi tehokasta ja kohteliasta.