Ile lat przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dekada w archiwum, spokój w firmie: Ile lat przechowywać dokumentację pracowniczą po 2019 roku?

W gąszczu przepisów prawa pracy, jednym z obowiązków, o którym pracodawcy często zapominają (lub nie do końca wiedzą, jak go realizować), jest archiwizacja dokumentacji pracowniczej. Nie chodzi tu tylko o samą chęć posiadania porządku w papierach, ale o wymóg prawny, który ma na celu zabezpieczenie zarówno interesów pracodawcy, jak i byłych pracowników. Zatem, jak długo musimy trzymać te “papiery” po zakończeniu współpracy?

Pożegnanie pracownika, nowy początek dla archiwum – zasady po 2019 roku.

Od 1 stycznia 2019 roku zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej uległy zmianie. Kluczowa informacja, którą należy zapamiętać, to fakt, że dokumentacja pracownicza pracowników zatrudnionych po tej dacie musi być przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Oznacza to, że jeśli pracownik odszedł z firmy w grudniu 2023 roku, to dokumentacja pracownicza (akta osobowe, ewidencja czasu pracy, lista płac i inne istotne dokumenty) musi być przechowywana co najmniej do końca 2033 roku.

Co wchodzi w zakres archiwizacji?

Ta dekada w archiwum obejmuje szeroki zakres dokumentów, które pracodawca jest zobowiązany zgromadzić i przechowywać. Najważniejsze z nich to:

• Akta osobowe: To zbiór dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika, począwszy od momentu zatrudnienia, aż po rozwiązanie umowy o pracę. Zawierają one między innymi: życiorys, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, umowy o pracę, aneksy, nagany, pochwały, kary porządkowe oraz dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
• Ewidencja czasu pracy: Dokumentacja ta pozwala na monitorowanie i rozliczanie czasu pracy pracownika, w tym przepracowanych godzin, nadgodzin, urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności.
• Dokumentacja płacowa: Zawiera informacje dotyczące wynagrodzeń wypłacanych pracownikowi, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy oraz innych potrąceń.

Dlaczego to takie ważne?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres ma fundamentalne znaczenie z kilku powodów:

• Ochrona praw pracownika: Dokumentacja ta jest niezbędna do udowodnienia stażu pracy, wysokości wynagrodzenia, kwalifikacji, co ma kluczowe znaczenie przy ubieganiu się o emeryturę, rentę lub inne świadczenia.
• Zabezpieczenie interesów pracodawcy: W przypadku sporów prawnych z byłym pracownikiem, dokumentacja pracownicza stanowi kluczowy dowód, który może potwierdzić prawidłowość działań pracodawcy.
• Obowiązek prawny: Niedopełnienie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej może skutkować karami finansowymi.

Co po 10 latach?

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania, pracodawca może zniszczyć dokumentację pracowniczą, ale powinien to zrobić w sposób uniemożliwiający identyfikację danych osobowych. Możliwe jest także przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego, ale wymaga to spełnienia określonych warunków.

Podsumowanie

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku pracy jest kluczowym elementem prawa pracy, który ma na celu zabezpieczenie interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Pamiętając o 10-letnim okresie przechowywania dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku, unikniemy potencjalnych problemów i zapewnimy spokój naszej firmie. Inwestycja w odpowiednią archiwizację to inwestycja w przyszłość i bezpieczeństwo przedsiębiorstwa.