Jakie dokumenty przechowujemy 25 lat?

25 lat w archiwum: niezbędnik dokumentów dla pracodawców

Przepisy prawne narzucają na pracodawców obowiązek przechowywania szeregu dokumentów przez okres 25 lat. Termin ten nie jest arbitralny – wynika z konieczności zapewnienia odpowiedniej dokumentacji w przypadku przyszłych kontroli, audytów, a także rozstrzygania potencjalnych sporów pracowniczych, np. dotyczących naliczania emerytur czy wynagrodzeń. Ignorowanie tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Dlatego też, prawidłowe archiwizowanie i zabezpieczenie dokumentów jest kluczowe dla każdej firmy.

Choć lista dokumentów podlegających 25-letniemu okresowi przechowywania może wydawać się obszerna, jej zrozumienie jest niezbędne dla zapewnienia zgodności z prawem. Kluczowe dokumenty, które należy zachować przez ten czas, to przede wszystkim te związane z zatrudnieniem i wynagrodzeniami pracowników. Wśród nich znajdują się:

• Akta osobowe pracowników: To fundamenty dokumentacji kadrowej, zawierające informacje o przebiegu kariery zawodowej pracownika w danej firmie. Akta powinny zawierać kopie umów o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia o ukończonych kursach i szkoleniach, a także inne dokumenty istotne z punktu widzenia zatrudnienia.

• Karty personalne: Chociaż w dobie systemów elektronicznych ich znaczenie maleje, w wielu firmach nadal obowiązują. Stanowią one skrócone zestawienie danych pracownika, ułatwiające szybki dostęp do kluczowych informacji.

• Wykazy imienne pracowników: Dokumenty te, zawierające listę wszystkich zatrudnionych wraz z podstawowymi danymi, są istotne w kontekście kontroli ZUS i urzędu skarbowego.

• Regulaminy pracy: Wraz z wszelkimi późniejszymi zmianami i aneksami, regulują zasady funkcjonowania firmy i prawa i obowiązki pracowników. Ich przechowywanie ma kluczowe znaczenie dla ewentualnych sporów pracowniczych.

• Dokumentacja dotycząca wynagrodzeń: To najszerszy i najbardziej istotny obszar. Przechowywanie przez 25 lat obejmuje:

  • Siatki płac: Dokumenty definiujące system wynagradzania w firmie.
  • Dokumentację rozliczeń dochodów: Pełna dokumentacja wszystkich wypłat, w tym wynagrodzeń zasadniczych, dodatków, premii, a także potrąceń (np. zaliczek na podatek dochodowy, składek ZUS). Każdy dokument musi być precyzyjny i umożliwiać weryfikację obliczeń.
  • Ewidencja czasu pracy: Dokumentacja potwierdzająca godziny pracy każdego pracownika. Jest to niezbędne do prawidłowego rozliczenia wynagrodzeń i ewentualnych nadgodzin.

Warto pamiętać, że sposób przechowywania tych dokumentów również podlega regulacjom. Powinny być one chronione przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych. Można je przechowywać w formie papierowej (w odpowiednio zabezpieczonych archiwach) lub elektronicznej (z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń i zgodności z przepisami RODO). W przypadku archiwizacji elektronicznej, należy zadbać o regularne tworzenie kopii zapasowych i zapewnić ciągłość dostępu do danych.

Podsumowując, 25-letni okres przechowywania dokumentów to nie tylko obowiązek prawny, ale również zabezpieczenie firmy przed potencjalnymi problemami w przyszłości. Dlatego też, należy poświęcić odpowiednią uwagę temu zagadnieniu i zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentacją kadrowo-płacową.