Które akta osobowe przechowujemy 10 lat?

Jakie akta osobowe pracowników należy przechowywać przez 10 lat?

Od 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników. Zgodnie z nimi, akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. należy przechowywać przez okres 10 lat.

Ten obowiązek dotyczy dokumentacji gromadzonej w związku z nawiązaniem i trwaniem stosunku pracy.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Akta osobowe pracowników powinny zawierać następujące dokumenty:

• Podania o pracę
• Życiorysy
• Kwestionariusze osobowe
• Umowy o pracę
• Dokumenty dotyczące awansów i zmian stanowisk
• Oświadczenia pracownika
• Dokumenty dotyczące urlopów i zwolnień lekarskich
• Oceny okresowe
• Karty wynagrodzeń
• Zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach

Jak długo należy przechowywać akta osobowe?

Okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat. Liczy się on od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Gdzie należy przechowywać akta osobowe?

Akta osobowe pracowników można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Przechowywanie w formie elektronicznej wymaga odpowiednich zabezpieczeń danych osobowych.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania akt osobowych może skutkować karami grzywny lub ograniczenia wolności.

Pamiętaj!

Obowiązek przechowywania akt osobowych jest ważny dla ochrony praw pracodawcy i pracownika. Dzięki odpowiedniemu przechowywaniu dokumentów, można łatwo uzyskać dostęp do informacji o przebiegu zatrudnienia, kwalifikacjach i innych danych dotyczących pracownika.