Jakie dokumenty trzymamy 10 lat?

Dziesięć lat w archiwum: Jakie dokumenty warto zachować?

Prowadzenie porządku w dokumentach domowych i firmowych to zadanie wymagające cierpliwości i systematyczności. Często zastanawiamy się, jakie dokumenty warto zachować, a z których możemy się bezpiecznie pozbyć. W tym artykule skupimy się na dokumentach, które zgodnie z polskim prawem, a także z praktycznych względów, warto przechowywać przez okres co najmniej 10 lat. Nie jest to wyczerpująca lista, a jej zastosowanie zależy od indywidualnych okoliczności. Zawsze warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym w przypadku wątpliwości.

Dokumenty pracownicze i związane z działalnością gospodarczą:

Jak słusznie zauważono, Kodeks pracy nakazuje pracodawcom przechowywanie akt osobowych pracownika oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przez 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dotyczy to zarówno umów o pracę, świadectw pracy, dokumentów dotyczących wynagrodzenia (np. listy płac, zaświadczenia o zarobkach), jak i wszelkiej korespondencji związanej z zatrudnieniem. Dla byłych pracowników istotne jest samodzielne zachowanie kopii tych dokumentów, które mogą być niezbędne w przyszłości, np. przy ubieganiu się o emeryturę, kredyt lub zasiłek.

Oprócz akt osobowych, przedsiębiorcy powinni zachować przez 10 lat dokumentację finansową, w tym faktury VAT, rachunki, dowody wpłat i wypłat, księgi rachunkowe (w zależności od formy prowadzonej działalności), a także wszelkie dokumenty potwierdzające transakcje handlowe i koszty uzyskania przychodów. Należy pamiętać, że terminy przechowywania dla niektórych dokumentów mogą być dłuższe – np. dla dokumentacji podatkowej przepisy określają okresy 5, a nawet 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentu.

Dokumenty związane z nieruchomościami:

W przypadku nieruchomości, warto zachować przez 10 lat, a często dłużej, dokumenty związane z ich zakupem lub sprzedażą, np. umowy kupna-sprzedaży, akt notarialny, dokumenty potwierdzające dokonane inwestycje i remonty (faktury, umowy z wykonawcami). Te dokumenty mogą być niezbędne przy ewentualnej sprzedaży nieruchomości, sporach sądowych lub w celu udowodnienia prawa własności.

Dokumenty medyczne:

Chociaż nie ma prawnego obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej przez 10 lat, zaleca się zachowanie kopii ważniejszych dokumentów, np. wyników badań, orzeczeń lekarskich, które mogą być przydatne przy późniejszych wizytach lekarskich lub ubieganiu się o świadczenia zdrowotne.

Inne ważne dokumenty:

Warto również przez 10 lat przechowywać:

• Dokumenty związane z pożyczkami i kredytami: umowy kredytowe, harmonogramy spłat.
• Dokumenty związane z ubezpieczeniami: polisy, dokumenty potwierdzające wypłatę odszkodowań.
• Dokumenty związane z inwestycjami: rachunki maklerskie, dokumenty potwierdzające zakup akcji lub obligacji.

Podsumowanie:

Przechowywanie dokumentów przez 10 lat, a w niektórych przypadkach dłużej, to konieczność wynikająca zarówno z przepisów prawa, jak i z dbałości o własne interesy. Organizacja archiwum, np. za pomocą segregatorów, folderów lub systemów cyfrowych, znacznie ułatwi wyszukiwanie niezbędnych dokumentów w przyszłości. Regularne przeglądanie i segregowanie archiwum pozwoli na usunięcie zbędnych dokumentów i utrzymanie porządku. Pamiętajmy jednak, że w przypadku wątpliwości, zawsze warto skonsultować się ze specjalistą.