Kiedy 10 a kiedy 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza: 10 czy 50 lat? Rozwiewamy wątpliwości dotyczące okresu przechowywania.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Co jednak zrobić, gdy zmieniają się przepisy i okresy przechowywania zaczynają się różnić w zależności od daty zatrudnienia pracownika? W natłoku informacji łatwo się pogubić. Ten artykuł ma na celu uporządkowanie wiedzy i wskazanie, kiedy stosujemy 10-letni, a kiedy 50-letni okres przechowywania dokumentów pracowniczych.

Przełomowy rok: 2019. Co się zmieniło?

Kluczową datą jest 1 stycznia 2019 roku. To właśnie wtedy weszły w życie zmiany w przepisach dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiany te wpłynęły na sposób traktowania dokumentów związanych z pracownikami zatrudnionymi od tej daty.

10 lat – dla kogo i od kiedy?

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązuje w przypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku. Oznacza to, że jeśli pracownik rozpoczął pracę 1 stycznia 2019 roku lub później, jego dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

Przykład: Pracownik został zatrudniony 15 stycznia 2019 roku i rozwiązał umowę o pracę 30 czerwca 2023 roku. Okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej rozpoczyna się 1 stycznia 2024 roku i trwa do 31 grudnia 2033 roku.

50 lat – zasada ogólna dla „starszych” pracowników.

50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 roku. To zasada ogólna, choć warto pamiętać o kilku wyjątkach i niuansach, o których wspomnimy poniżej.

Wyjątki i niuanse dotyczące 50-letniego okresu.

Warto podkreślić, że długość okresu przechowywania może zależeć od rodzaju dokumentów i przepisów obowiązujących w chwili ich powstania. Należy więc zachować ostrożność i, w razie wątpliwości, skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą z zakresu prawa pracy.

Co wpływa na decyzję 10 vs 50 lat?

Podsumowując, kluczowy jest rok zatrudnienia pracownika:

• Zatrudnienie po 31 grudnia 2018 r.: 10 lat przechowywania.
• Zatrudnienie przed 1 stycznia 2019 r.: 50 lat przechowywania (z uwzględnieniem potencjalnych wyjątków).

Dlaczego tak ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentacji?

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to nie tylko obowiązek prawny, ale również ważny element bezpieczeństwa prawnego zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Dokumentacja ta może być niezbędna w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, sporów sądowych, czy przy ustalaniu prawa do emerytury.

Podsumowanie i zalecenia.

Konieczność rozróżniania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty zatrudnienia pracownika wprowadza pewne komplikacje. Dlatego zalecamy:

• Dokładne rejestrowanie dat zatrudnienia pracowników.
• Zastosowanie systemu archiwizacji uwzględniającego okresy przechowywania.
• Regularne szkolenia dla osób odpowiedzialnych za archiwizację dokumentacji pracowniczej.
• W razie wątpliwości, konsultację z prawnikiem lub specjalistą z zakresu prawa pracy.

Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej to inwestycja w bezpieczeństwo prawne firmy i ochrona interesów pracowników. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł w zrozumieniu różnic między 10 a 50-letnim okresem przechowywania i ułatwi prawidłowe zarządzanie dokumentacją.