ビジネスメールで「大変お待たせしました」と言いたいのですが、英語ではどう？

ビジネスメールで「大変お待たせしました」をスマートに伝える方法

ビジネスコミュニケーションにおいて、「大変お待たせしました」のニュアンスを適切に伝えることは不可欠です。単なる謝罪ではなく、遅延の状況を簡潔に説明することで、誠意とプロ意識をアピールできます。以下に、効果的に伝えるためのヒントをご紹介します。

理由の簡潔な説明を含める

メールの冒頭で「大変お待たせしました」と謝罪を述べた後、遅延の理由を簡潔に説明しましょう。例えば、「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。お客様のご要望について調査が必要となり、ご返信が遅れてしまいました」のように、遅延の具体的な原因を伝えましょう。

状況を理解してもらう

遅延の理由を説明する際には、受取者が状況をより深く理解できるように工夫しましょう。例えば、「このプロジェクトは予想以上に規模が大きく、スケジュールに間に合わせるために追加のリソースを必要としています」のように、具体的な状況を共有してください。

代替案や進捗状況の提供

可能な場合は、遅延を補うための代替案や進捗状況を提供しましょう。これにより、受取者がイライラを和らげ、状況を前向きに捉えることができます。例えば、「遅延を補うために、追加のチームメンバーを追加しました。現在、プロジェクトは80%完了しており、来週中には完了する予定です」と述べましょう。

プロフェッショナルな表現を使う

「大変お待たせしました」というフレーズを言い換える際には、プロフェッショナルで敬意を払った表現を使用しましょう。以下にいくつかの例を示します。

• ご要望にお応えするのに時間を要してしまい、誠に申し訳ございません。
• お問い合わせへのご返信が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
• 調査に時間がかかりましたが、ようやくご回答できるようになりました。

簡潔で丁寧な表現にすべき

遅延に関する説明は、簡潔で丁寧にすることが重要です。長々しい説明や言い訳は避けてください。簡潔な文章にまとめ、要点のみを伝えましょう。

例

以下に、上記のヒントを踏まえたビジネスメールの一例を示します。

件名：ご注文に関するお詫びとお知らせ

[受取者の名前]様

ご注文に関するご連絡が遅れ、大変申し訳ございません。

お客様のご要望について調査が必要となり、ご返信が遅れてしまいました。お客様のご注文は現在処理中で、来週中には発送できる予定です。

このたびはご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。この状況を補うため、ご注文に無料のギフト券を同封させていただきます。

今後ともよろしくお願いいたします。

[あなたの名前]

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