ビジネスメールで「残念です」と伝える英語は？

ビジネスメールにおいて「残念です」と伝える表現は、状況や相手との関係性によって適切な言葉を選ぶ必要があります。単に「I’m sorry」と書くだけでは、フォーマルな場面では不十分な場合が多く、誤解を招く可能性も孕んでいます。 「残念です」というニュアンスを的確に伝え、かつプロフェッショナルな印象を与えるためには、より精緻な表現を選択することが重要です。

「I regret to inform you」は確かにフォーマルな場面で有効な表現ですが、全ての状況に当てはまるわけではありません。このフレーズは、相手にとって不快な知らせ、例えば取引のキャンセル、プロジェクトの遅延、採用不合格など、比較的重大な悪い知らせを伝える際に最適です。 しかし、些細なミスや小さな変更の報告には、やや大げさな表現となり、かえって相手を不必要に不安にさせる可能性があります。

では、様々な状況において「残念です」を効果的に伝えるための表現をいくつか見ていきましょう。

1. 重大な悪知らせを伝える場合:

• I regret to inform you that…: これは最もフォーマルで、重大な悪知らせを伝える際の標準的な表現です。 例えば、「I regret to inform you that your application has been unsuccessful.」のように使われます。 この場合、その後の文章で、不合格の理由を丁寧に説明する必要があります。
• We are sorry to inform you that…: 少し柔らかで、チーム全体としての責任を示すニュアンスを含みます。「We are sorry to inform you that the delivery date will be delayed by one week.」のように使えます。
• It is with deep regret that we must inform you that…: 非常にフォーマルで、深刻な状況を伝える際に使用します。 例えば、重要な取引の破談などを伝える場合に適しています。

2. 軽微な変更や延期を伝える場合:

• We’re sorry to say that…: 「I regret to inform you」よりカジュアルな表現で、小さな変更や延期を伝える際に適しています。 例えば、「We’re sorry to say that the meeting has been rescheduled to next Tuesday.」など。
• Unfortunately,…: 簡潔で、フォーマルすぎず、インフォーマルすぎないバランスの良い表現です。 例えば、「Unfortunately, we are unable to fulfill your request at this time.」のように使えます。
• We apologize for any inconvenience this may cause…: 相手への配慮を示し、謝罪の気持ちも込めることができます。 例えば、サービスの中断などを伝える際に、「We apologize for any inconvenience this may cause.」と続けることで、相手への配慮を示せます。

3. 期待に応えられなかった場合:

• We understand this is disappointing news…: 相手の感情を理解していることを示し、共感する姿勢を示します。 その後の説明で、今後の対応などを具体的に示すことが重要です。
• We are disappointed that…: 自分の側の残念な気持ちを表現しつつ、直接的な謝罪を避けることができます。 ただし、状況によっては、謝罪を付け加える方が適切な場合もあります。

どの表現を使うかは、状況と相手との関係性、そして伝えたいニュアンスによって慎重に選択する必要があります。 単に「残念です」という日本語を直訳するのではなく、ビジネスシーンにおける適切な表現を理解し、相手に失礼のない、正確で丁寧なメールを作成することが大切です。 また、悪い知らせを伝える際には、その理由を明確に、そして誠実に説明することも非常に重要です。 単に「残念です」と伝えるだけでは不十分であり、その後の対応が、信頼関係の維持に大きく影響します。