ビジネスメールで「相違がある」と伝えるには？

ビジネスシーンにおいて、「相違がある」と伝えることはデリケートな問題です。直接的に「違います」と伝えるのは、相手に不快感を与え、良好な関係構築を阻害する可能性があります。 相手との信頼関係を維持しつつ、正確な情報を伝え、必要な修正を促すためには、状況に応じて適切な表現を選ぶことが重要です。単に「相違がある」と伝えるのではなく、 どこ に相違があり、どのような 相違があり、どのような対応 を期待するのかを明確に示す必要があります。

本稿では、ビジネスメールで「相違がある」と伝えるための様々な表現方法と、それぞれのニュアンス、そして効果的なメール作成のポイントについて解説します。

1. 相違の内容を具体的に示す

「相違がある」と一言で済ませるのではなく、具体的にどのような点で相違があるのかを明確に示すことが最も重要です。曖昧な表現は誤解を生みやすく、かえって事態を複雑化させる可能性があります。例えば、以下のように具体的な情報を盛り込みましょう。

• 具体的な箇所を指摘する: 「ご提示いただいた企画書3ページ目の、市場規模の予測数値に相違が見られました。」
• 数値やデータを示す: 「お見積もり書に記載の単価10,000円に対し、当社システムでは12,000円と表示されております。」
• 具体的な内容を記述する: 「納期につきましては、貴社のご提案では11月30日となっておりますが、当社では12月15日と認識しておりました。」

2. 相違の原因を推測する（必要に応じて）

相違の原因が分かっている場合は、それを伝えることで相手への理解と協力を得やすくなります。ただし、断定的な表現は避け、推測であることを明確にしましょう。

• 「恐らく、仕様書作成時の誤記ではないかと推測しております。」
• 「システムのバージョン違いによる相違の可能性がございます。」
• 「情報伝達における行き違いがあった可能性がございます。」

3. 丁寧な言葉遣いを使用する

ビジネスメールでは、常に丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。相手を尊重する言葉を選び、謙虚な姿勢を示すことで、より円滑なコミュニケーションを促進できます。

• 「お手数をおかけしますが、ご確認いただけますでしょうか。」
• 「ご多忙の中、恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。」
• 「もしご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」

4. 次のステップを明確にする

相違点を指摘しただけでは、相手はどのように対応すべきか分からず、混乱が生じる可能性があります。そのため、次のステップを明確に示すことが重要です。

• 「つきましては、上記相違点につきまして、ご確認の上、修正版をご送付いただけますでしょうか。」
• 「早急なご対応をお願い申し上げます。」
• 「次回の会議にて、改めて協議させて頂きたいと考えております。」

5. 例：具体的なメール文例

件名：仕様書に関する確認のお願い

〇〇株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇です。

この度、10月26日にお送りいただきました仕様書について、いくつか確認事項がございます。

具体的には、3ページ目に記載されている「機能A」の仕様について、当社で確認した内容と相違がありました。仕様書では「X機能を搭載」と記載されておりますが、当社が理解している仕様では「Y機能を搭載」となっております。

つきましては、お手数ですが、上記につきましてご確認いただき、修正版の仕様書をご送付いただけますでしょうか。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇
〇〇

これらのポイントを踏まえ、状況に合わせて適切な表現を選ぶことで、「相違がある」ことを円滑に、そして効果的に伝えることができます。 常に相手への配慮を忘れず、建設的なコミュニケーションを心がけましょう。

#Bijinesu Meeru#Soui#Tsutaeru