ビジネスメールで「その通りです」と伝えるには？

ビジネスメールで「その通りです」と伝える、状況別言い換え表現集

ビジネスメールで「その通りです」と安易に返信していませんか？確かに、誤解のないストレートな表現ですが、相手や状況によっては、もう少し丁寧な言い回しや、具体的な内容を付け加えることで、より効果的なコミュニケーションに繋がることがあります。この記事では、ビジネスシーンで「その通りです」を伝える様々な表現方法と、その使い分けについて解説します。

１．相手の意見を尊重し、丁寧に同意する場合:

• 「仰る通りでございます」: 最も丁寧な言い方の一つです。目上の方や、重要な取引先への返信に適しています。
• 「おっしゃる通りです」: こちらも丁寧な表現で、広く活用できます。
• 「ご指摘の通りでございます」: 相手の指摘内容を具体的に受け止めていることが伝わります。
• 「まさに仰る通りです」: 相手の意見に強く同意し、共感を示したい場合に有効です。

例文:

• （例１）〇〇様のご指摘の通りでございます。至急、関連部署と連携し、改善策を検討いたします。
• （例２）おっしゃる通り、今回のプロジェクトのスケジュールには無理があるかと存じます。再検討の余地があるか、再度協議させてください。

２．状況を理解し、承諾の意味を込めたい場合:

• 「承知いたしました」: 事実を理解し、対応することを伝える、汎用性の高い表現です。
• 「かしこまりました」: 相手の指示や依頼を承諾する際に使います。
• 「拝承いたしました」: 「承知いたしました」よりもやや丁寧な印象を与えます。

例文:

• （例３）〇〇様、承知いたしました。ご指示いただいた通り、明日の会議資料を準備いたします。
• （例４）かしこまりました。〇〇様の仰る通り、今回のプレゼンテーションはターゲット層を絞り、より具体的な内容に修正いたします。

３．感謝の気持ちを添えたい場合:

• 「貴重なご意見ありがとうございます。仰る通りでございます」: 相手の意見に感謝しつつ、同意する姿勢を示します。
• 「ご指摘いただきありがとうございます。まさに仰る通りです」: 問題点や改善点を指摘してくれたことへの感謝を伝え、共感を示します。

例文:

• （例５）〇〇様、貴重なご意見ありがとうございます。仰る通りでございます。今回のキャンペーン内容について、改めて社内で検討いたします。
• （例６）ご指摘いただきありがとうございます。まさに仰る通りです。資料の数値に誤りがございました。早急に修正し、改めてお送りいたします。

４．状況に合わせて、具体的な内容を付け加える:

「その通りです」だけでは、相手に内容を理解しているのか伝わりにくい場合があります。具体的な内容を付け加えることで、より相手に安心感を与えることができます。

例文:

• （例７）〇〇様のおっしゃる通り、今回のプロジェクトの遅延は、人員不足が原因であると考えられます。現在、人員の補充を急いでおります。
• （例８）ご指摘の通り、〇〇の件については、早急に対応する必要があります。つきましては、〇〇（具体的な対応策）を実施いたします。

まとめ:

「その通りです」という返信も間違いではありませんが、上記のように、状況に応じて様々な表現を使い分けることで、より丁寧で的確なコミュニケーションを実現できます。相手や状況を考慮し、最も適切な表現を選ぶように心がけましょう。また、具体的な内容を付け加えることで、相手に安心感を与え、よりスムーズな意思疎通に繋げることができます。

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