丁寧に「忘れてました」と伝えるには？

「忘れてました」という言葉を、ビジネスシーンやフォーマルな場面でそのまま使うのは避けたいものです。しかし、誰しもがうっかりミスをしてしまうものです。大切なのは、単に事実を伝えるだけでなく、相手への配慮と、二度と繰り返さないための誠意を伝えること。 「忘れてました」を、状況に合わせた適切な表現で、丁寧に伝える方法をいくつか考えてみましょう。

まず、重要なのは、謝罪の言葉を含めることです。「申し訳ございませんでした」や「大変申し訳ございませんでした」といった、状況に応じた謝罪の言葉は必須です。単に「忘れてました」と伝えるだけでは、相手への配慮が欠けているように感じられてしまいます。

次に、どのような状況で何を忘れていたのかを具体的に説明しましょう。「昨日お約束した資料の提出を忘れておりました」や「先日の会議で決定した事項について、ご連絡が遅れてしまい、申し訳ございませんでした」など、具体的な内容を伝えることで、相手も状況を理解しやすくなります。曖昧な表現は、かえって不信感を与えてしまう可能性があります。

さらに、忘れてしまったことへの責任を明確にしましょう。単に「忘れてました」では、責任の所在が不明瞭です。自分の不注意であったことを認め、「私の確認不足が原因で」や「私の管理不行き届きにより」といった表現を用いることで、責任感と誠意を伝えることができます。

そして、忘れてしまったことへの対応策を明確に示すことが重要です。「至急、資料を作成し、本日中に提出いたします」や「今すぐに確認し、改めてご連絡いたします」など、具体的な行動計画を示すことで、相手は安心感を得ることができます。 単に謝罪するだけでなく、具体的な対応策を示すことで、信頼回復にも繋がります。

状況に応じて使い分けたい表現をいくつか挙げましょう。

• 軽いミスに対して: 「申し訳ございませんでした。うっかり〇〇するのを忘れておりました。ただいま確認し、対応させていただきます。」
• 重要な約束を忘れてしまった場合: 「大変申し訳ございませんでした。〇〇の件、ご連絡が遅くなり、誠に申し訳ございませんでした。私の確認不足が原因です。今すぐ対応し、〇〇いたします。」
• メールの返信を忘れていた場合: 「大変申し訳ございませんでした。〇〇様からのメールへの返信が遅くなり、誠に申し訳ございませんでした。確認不足で失念しておりました。早速内容を確認し、ご返答させていただきます。」
• 複数人に迷惑をかけた場合: 「皆様には多大なご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。〇〇の件、ご連絡が遅れ、誠に申し訳ございませんでした。私の確認不足により、全員への連絡が漏れておりました。今後は再発防止に努めます。」

「忘れてました」を直接使うことは避け、その状況、相手との関係性、そして自分の責任をきちんと認識し、誠意をもって謝罪と対応策を伝えることが重要です。 丁寧な言葉遣い、具体的な説明、そして再発防止への取り組みを明確にすることで、相手との信頼関係を維持することができます。 単なる謝罪ではなく、信頼を回復するための行動が、真の「謝罪」となるのです。 常に相手目線で考え、適切な対応を心がけましょう。