Wie schreibt man einen Arzt an eine E-Mail?

Die E-Mail an den Arzt: Formal korrekt und effektiv kommunizieren

Die Kontaktaufnahme mit einem Arzt per E-Mail erfordert ein besonderes Maß an Formalität und Präzision. Eine schlecht formulierte E-Mail kann nicht nur den Eindruck von Unprofessionalität hinterlassen, sondern auch die Bearbeitung Ihrer Anfrage verzögern oder gar verhindern. Dieser Artikel gibt Ihnen hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche und effektive Kommunikation.

Die richtige Anrede:

Die korrekte Anrede ist entscheidend. Verwenden Sie stets den akademischen Titel (Dr. med., Dr. rer. nat. etc.) und das Geschlecht des Arztes. Die Abkürzung “Dr.” ist üblich und ausreichend. Eine vollständige Anrede wie “Sehr geehrte/r Herr/Frau Dr. Mustermann” ist höflich und korrekt. Vermeiden Sie informelle Anreden wie “Hallo Dr. Mustermann” oder gar den Vornamen, es sei denn, Sie kennen den Arzt bereits persönlich und eine informelle Kommunikation ist erwünscht.

Der Betreff (Subject):

Ein aussagekräftiger Betreff ist unerlässlich. Er sollte prägnant den Grund Ihrer E-Mail beschreiben. Unpräzise Betreffzeilen wie “Frage” oder “Problem” sind zu vermeiden. Stattdessen wählen Sie einen Betreff, der den Inhalt Ihrer Anfrage sofort deutlich macht, z.B.: “Terminanfrage für Herrn Max Mustermann, Geburtsdatum 15.05.1980” oder “Nachfrage zum Befund vom 20.10.2023”.

Der Text der E-Mail:

Strukturieren Sie Ihre E-Mail klar und prägnant. Vermeiden Sie lange, ausschweifende Sätze. Formulieren Sie Ihre Anfrage konkret und verständlich. Geben Sie alle notwendigen Informationen an, wie z.B. Ihr vollständiger Name, Ihre Geburtsdaten, Ihre Versicherungsdaten (falls relevant) und eine eindeutige Kontaktadresse.

Bei medizinischen Fragen sollten Sie folgendes beachten:

• Keine Diagnose selbst stellen: Beschreiben Sie Ihre Symptome detailliert und objektiv, ohne selbst eine Diagnose zu versuchen.
• Wichtige Informationen: Nennen Sie relevante Vorerkrankungen, Allergien und eingenommene Medikamente.
• Anhänge: Fügen Sie nur relevante Anhänge hinzu, z.B. Überweisungen oder bereits vorhandene Befunde, die für Ihre Anfrage wichtig sind. Achten Sie auf die Dateigröße der Anhänge.

Der Schluss:

Bedanken Sie sich für die Mühe und Zeit, die der Arzt in die Beantwortung Ihrer E-Mail investiert. Verwenden Sie eine höfliche Schlussformel wie “Mit freundlichen Grüßen” oder “Hochachtungsvoll”. Geben Sie Ihre Telefonnummer an, falls eine Rücksprache telefonisch gewünscht ist.

Die Rechtschreibung und Grammatik:

Achten Sie auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Eine fehlerhafte E-Mail wirkt unprofessionell. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Absenden sorgfältig Korrektur.

Indem Sie diese Tipps befolgen, gestalten Sie Ihre E-Mail an den Arzt professionell, höflich und effektiv. Eine gut formulierte E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit einer schnellen und zufriedenstellenden Antwort.