Wie fordert der Arbeitgeber die Krankmeldung an?

Die digitale Krankmeldung: Wie fordert der Arbeitgeber die Krankmeldung an?

Die Zeiten von Papierkram und aufwändigen Fax- oder Postversendungen gehören der Vergangenheit an. Die digitale Krankmeldung revolutioniert die Abwicklung von Arbeitsausfällen und bietet sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern deutliche Vorteile. Doch wie genau funktioniert die Anforderung der Krankmeldung seitens des Arbeitgebers im Zeitalter der Digitalisierung?

Zunächst ist festzuhalten, dass der Arbeitgeber keine aktive Anforderung der Krankmeldung im herkömmlichen Sinne mehr stellt. Die digitale Krankschreibung erfolgt über eine direkte elektronische Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber erhält keinen direkten Zugriff auf die Daten der Bescheinigung, sondern lediglich eine Information über den Arbeitsausfall. Das bedeutet, der Arbeitgeber erfährt, dass ein Mitarbeiter krankgemeldet ist, aber nicht die Diagnose oder detaillierte medizinische Informationen.

Die Grundlage dafür ist das eAU-Verfahren (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Der Arzt übermittelt die Daten der Krankmeldung digital an die Krankenkasse. Diese wiederum informiert den Arbeitgeber über den Arbeitsausfall – meistens nicht direkt, sondern indirekt. Der genaue Ablauf variiert je nach Krankenkasse und der vom Arbeitgeber genutzten Softwarelösung zur Personalverwaltung. Häufige Wege sind:

• Über die Personalabteilung: Die Krankenkassen übermitteln die Informationen an die Personalabteilung des Arbeitgebers, beispielsweise über ein gesichertes Online-Portal oder eine Schnittstelle zum bestehenden HR-System. Die Personalabteilung erhält dann eine Meldung über den Arbeitsausfall und kann diese in die Personalverwaltung integrieren.
• Über eine spezielle Software: Manche Unternehmen arbeiten mit Softwarelösungen, die direkt mit den Krankenkassen verbunden sind und die Meldungen automatisch empfangen und verarbeiten.
• Kein direkter Zugriff: Es ist wichtig zu betonen, dass der Arbeitgeber in der Regel nicht selbstständig die digitale Krankmeldung von der Krankenkasse anfordern kann. Der Zugriff ist durch Datenschutzbestimmungen beschränkt.

Vorteile für den Arbeitgeber:

• Zeitersparnis: Kein mehr Aufwand mit dem Einholen und Archivieren von Papierdokumenten.
• Effizienzsteigerung: Automatisierung der Prozesse und Reduktion des administrativen Aufwands.
• Verbesserter Datenschutz: Minimierung des Risikos von Datenverlust oder Missbrauch sensibler Informationen.
• Reduktion von Fehlzeiten: Durch die vereinfachte Abwicklung können Prozesse schneller und effizienter gestaltet werden, was den Umgang mit Fehlzeiten verbessern kann.

Fazit:

Die digitale Krankmeldung vereinfacht den Prozess für Arbeitgeber deutlich. Anstatt eine aktive Anforderung zu stellen, erhält der Arbeitgeber eine Information über den Arbeitsausfall, ohne direkten Zugriff auf die detaillierte Krankmeldung. Dieser Prozess, der durch den Datenschutz geschützt wird, spart Zeit und Ressourcen und optimiert die Abwicklung von Arbeitsausfällen. Arbeitgeber sollten sich daher mit ihrer Krankenkasse und ihrem Personalverwaltungssystem vertraut machen, um den optimalen Ablauf für ihr Unternehmen zu gewährleisten.