Kann der Arbeitgeber eine Krankmeldung per Mail verlangen?

Krankmeldung per E-Mail: Rechtlich zulässig, aber mit Vorsichtsmaßnahmen

Die Frage, ob ein Arbeitgeber eine Krankmeldung per E-Mail verlangen darf, beschäftigt viele Arbeitnehmer. Die kurze Antwort lautet: Ja, grundsätzlich ist dies zulässig. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) schreibt nämlich keine bestimmte Form für die Krankmeldung vor. Eine E-Mail erfüllt die Anforderungen einer formlosen Mitteilung grundsätzlich. Allerdings birgt diese Methode auch einige Risiken, die sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zu beachten sind.

Die rechtliche Grauzone: Obwohl das Gesetz keine Formvorschrift enthält, ist die entscheidende Frage die des Nachweises. Eine per E-Mail übermittelte Krankmeldung muss zweifelsfrei dem Arbeitgeber zugegangen sein. Eine simple E-Mail ohne Empfangsbestätigung bietet hier keinen sicheren Nachweis. Im Streitfall könnte der Arbeitgeber behaupten, die Meldung nicht erhalten zu haben, was zu Problemen bei der Entgeltfortzahlung führen kann. Der Arbeitnehmer trägt die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Krankmeldung.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen: Um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden, sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einige Vorsichtsmaßnahmen treffen:

Für den Arbeitnehmer:

• Empfangsbestätigung anfordern: Der Arbeitnehmer sollte unbedingt eine Empfangsbestätigung (Lesebestätigung) der E-Mail verlangen. Dies dokumentiert den Zugang der Nachricht beim Arbeitgeber.
• Alternative Kommunikationswege nutzen: Als Ergänzung zur E-Mail empfiehlt sich ein Anruf beim Arbeitgeber, um den Eingang der Krankmeldung zu bestätigen. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen und Streitigkeiten.
• Dokumentieren Sie alles: Bewahren Sie eine Kopie der E-Mail mit Empfangsbestätigung sorgfältig auf. Notieren Sie sich gegebenenfalls das Datum und die Uhrzeit des Telefonats.
• Firmeninterne Regelungen beachten: Viele Unternehmen haben interne Richtlinien zur Krankmeldung. Diese sollten unbedingt beachtet werden.

Für den Arbeitgeber:

• Klare interne Regelungen schaffen: Der Arbeitgeber sollte klare und schriftliche Regelungen zum Verfahren der Krankmeldung festlegen. Dies kann die Akzeptanz von E-Mails als Krankmeldung beinhalten, sollte aber auch die Notwendigkeit einer Empfangsbestätigung oder alternative Kommunikationswege klarstellen.
• Dokumentation des Zugangs: Der Arbeitgeber sollte den Empfang der E-Mail dokumentieren, z.B. durch eine automatische Empfangsbestätigung oder die Verbuchung im Unternehmenssystem.
• Vertrauen aufbauen: Eine offene und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern bezüglich des Krankmeldungsprozesses trägt zum gegenseitigen Vertrauen bei und reduziert das Konfliktpotenzial.

Fazit: Eine Krankmeldung per E-Mail ist grundsätzlich zulässig, aber kein optimaler Weg. Um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden, ist es ratsam, zusätzlich eine Empfangsbestätigung einzufordern und den Eingang der Meldung telefonisch zu bestätigen. Klare interne Regelungen sowohl für den Arbeitgeber als auch die Berücksichtigung firmeninterner Vorgaben für den Arbeitnehmer schaffen Klarheit und Sicherheit. Letztendlich geht es um eine zuverlässige Dokumentation des Krankheitsfalls, um die Ansprüche beider Seiten zu gewährleisten.