Wie kann der Arbeitgeber eine Krankmeldung abrufen?

Krankmeldungen vom Arbeitnehmer: Rechtssicherer Abruf für Arbeitgeber

Die rechtzeitige und korrekte Abwicklung von Krankmeldungen ist für Arbeitgeber unerlässlich, sowohl aus arbeitsrechtlicher als auch aus organisatorischer Sicht. Doch wie kann ein Arbeitgeber eine Krankmeldung rechtmäßig und effizient abrufen? Die Möglichkeiten sind vielfältig und hängen von verschiedenen Faktoren ab, die im Folgenden genauer beleuchtet werden.

Der goldene Weg: Die elektronische Krankmeldung (eAU)

Die modernste und effizienteste Methode ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Diese wird direkt vom Arzt an die Krankenkasse und – mit Zustimmung des Arbeitnehmers – an den Arbeitgeber übermittelt. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Der Arbeitgeber erhält die eAU in der Regel über seine Lohnbuchhaltungssoftware oder ein vom Krankenversicherungsträger bereitgestelltes Portal. Die Einwilligung des Arbeitnehmers ist essentiell, da der Datenschutz hier höchste Priorität hat. Ohne diese Einwilligung darf der Arbeitgeber die eAU nicht einsehen. Ein Hinweis auf die Möglichkeit der eAU-Übermittlung sollte daher im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung mit dem Mitarbeiter festgehalten werden.

Die klassische Variante: Die schriftliche Krankmeldung

Traditionell erfolgt die Krankmeldung per Papierform, die der Arzt ausstellt. Hier besteht die Verpflichtung des Arbeitnehmers, die Krankmeldung zeitnah an den Arbeitgeber zu übermitteln. Die konkrete Frist ist nicht gesetzlich geregelt, sollte aber in Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung definiert sein (in der Regel innerhalb von maximal 3 Tagen). Ein Verstoß kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Arbeitgeber hat im Übrigen kein Recht, die Krankmeldung eigenständig beim Arzt anzufordern – dies wäre ein Eingriff in die ärztliche Schweigepflicht.

Der Weg über die Krankenkasse:

Der Arbeitgeber kann grundsätzlich nicht direkt bei der Krankenkasse nach einer Krankmeldung fragen. Dies ist durch das Datenschutzrecht verboten. Einzig im Rahmen einer Überprüfung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall kann die Krankenkasse Informationen an den Arbeitgeber übermitteln, jedoch nur mit expliziter Zustimmung des Arbeitnehmers.

Wichtige Aspekte:

• Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung: Die Modalitäten des Krankmeldeverfahrens sollten klar im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Dies umfasst die Art der Übermittlung (eAU, schriftlich), die Fristen und die Konsequenzen bei verspäteter oder unterlassener Meldung.
• Datenschutz: Der Schutz der Daten des Arbeitnehmers ist oberste Priorität. Der Zugriff auf Krankmeldungen muss datenschutzkonform erfolgen und die Einwilligung des Arbeitnehmers ist zu beachten.
• Dokumentation: Der Arbeitgeber sollte alle eingehenden Krankmeldungen sorgfältig dokumentieren. Dies ist wichtig für die Lohnbuchhaltung, die Abrechnung mit der Krankenkasse und im Falle von arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Krankmeldung (eAU) den effizientesten und rechtssichersten Weg darstellt. Alternativ bleibt die klassische schriftliche Krankmeldung, wobei die klare Regelung im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung zwingend erforderlich ist. Ein direkter Zugriff auf die Daten bei der Krankenkasse ist ohne Zustimmung des Arbeitnehmers ausgeschlossen. Eine sorgfältige Dokumentation aller Krankmeldungen ist für den Arbeitgeber unerlässlich.